Intégrer, optimiser, partager, synchroniser,… sont autant de mots qui ont pris de l’importance dans le monde de l’entreprise. En effet, depuis quelques années, ce sujet majeur est devenu une nécessité au sein des organismes : comment faire en sortes que les services soient sur la même longueur d’onde, partagent les informations et collaborent ?

A travers cet article, notre objectif est de comprendre les obstacles, les enjeux et bénéfices d’une synchronisation des processus achats et comptables. Ensuite, nous vous donnerons quelques conseils pour aligner ces deux services.

1. Pourquoi est-il difficile d’harmoniser le service achats & comptable ?

Si nous devons identifier le plus grand obstacle à une relation harmonieuse entre les équipes achats et finances, nous citerons qu’au départ, les achats souhaitent identifier les économies tandis que la comptabilité souhaite déterminer l’exactitude des paiements. En effet, ce n’est pas ce qu’elles font qui crée des divergences, mais la raison pour laquelle elles le font. La création de valeur n’est pas commune pour ces deux services :

L’objectif des finances est d’augmenter la valeur de l’entreprise grâce à des actionnaires, la gestion des dettes, des investissements, etc. Tandis que les achats veillent à l’accroissement de la valeur des produits et services achetés pour les équipes internes et les clients de l’entreprise.

Dans de trop nombreuses organisations, cette divergence sur la création de valeurs pousse la comptabilité à interagir avec les achats uniquement durant le cycle budgétaire ou lorsque le montant des économies doit être validé. Malgré que les dépenses et l’argent économisé sont des éléments cruciaux pour les deux parties, chacun défend ces points de vue et analyse selon leurs propres critères de performance.

Pourtant, les achats tout comme la comptabilité jouent un rôle primordial dans l’amélioration de la performance des organisations. Découvrons à travers le point suivant, comment les acheteurs et les financiers peuvent s’aligner pour influencer ensemble la performance de leur organisme.

2. Comment aligner ses process achats & comptables pour une meilleure gestion ?

Etant donné que les entreprises utilisent très souvent des solutions logicielles différentes pour les achats et les finances, la clé d’une intégration réussie réside dans un plan de gestion et un processus d’implémentation d’une solution purchase-to-pay (P2P) élaborés de manière stratégique.

Tout d’abord, pour réussir l’harmonisation des processus achats et comptables, il est important de répondre aux questions suivantes : pourquoi, comment et quand ? Au sein de cette analyse, il est essentiel de prendre en compte la nécessité d’une approche « plateforme » comprenant :

  • Une connexion de plusieurs systèmes, équipes et sites
  • Un contrôle et une protection entre les deux services
  • Une communication facilitée via la solution
  • Un regroupement des informations
  • Des écritures comptables automatiquement intégrées et interfacées avec le système comptable

Ensuite, le cadrage prend un certain temps avec un mapping des nomenclatures achats et comptables car il faut se poser, à ce moment-là, les bonnes questions en terme de process. En effet, le plus complexe est de définir une maitrise achats et comptabilité commune et de récolter les données à destination du paramétrage pour permettre une synchronisation directe avec le système comptable.

De plus, il est essentiel de choisir une solution qui fait appel à un environnement ouvert et collaboratif. Le succès d’un tel alignement dépend des personnes qui vont l’utiliser en fonction de :

  • L’adhésion requise des utilisateurs depuis le début du projet
  • L’existence d’objectif communs et la visibilité renforce la confiance d’où une efficacité

3. Une synchronisation des achats & de la comptabilité : enjeux & bénéfices

Aligner les services achats et comptabilité en intégrant leurs processus présentent des enjeux et des bénéfices. En effet, actuellement, presque toutes les entreprises doivent désormais faire plus dans un laps de temps de plus en plus court. C’est pourquoi, l’efficacité reste le seul levier à actionner pour parvenir aux gains souhaités.

En unifiant et rationalisant les processus, il est possible d’accélérer l’ensemble du cycle d’achats (de la demande au paiement fournisseurs en passant par traitement des factures). La synchronisation des tâches achats et comptables permettent de :

  • Garantir une visibilité accrue sur les dépenses à l’instant T avec renforcement de la gestion budgétaire
  • Libérer vos collaborateurs qui peuvent se consacrer à des tâches plus stratégiques
  • Limiter les erreurs/anomalies

Cependant, il est difficile de démontrer un ROI car l’optimisation est longue et donc difficile à chiffrer.

Grâce à l’implémentation d’une solution e-achats, permet aux collaborateurs de se concentrer sur le cœur de leur métier et de mieux coopérer ensemble. Elle permet de piloter une stratégie commune de contrôle de gestion, et ce de manière efficace et précise pour plus de croissance et donc une baisse des coûts.

L’approche d’Ordiges consiste à garantir une cohérence optimale entre chaque services, processus et données qu’ils sont amenées à gérer. Pour ce faire, Ordiges a développé une solution dédiée à la gestion des achats pour le secteur privé comme une solution achat public spécifique.

Pour vous offrir tous nos conseils sur l’alignement des services finance et achat, nous vous conseillons de télécharger notre livre blanc « Achat & Finance : vers une relation gagnant-gagnant »

Par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer