FAQ

Nous vous invitons à poser votre question au sein du site / club utilisateur « Ordiges Community » afin de disposer de retours d’expérience d’autres collectivités. Actuellement 4 977 communes nécessitent un second tour.

Les questions suivantes sont dédiées à la passation des marchés publics : 

La prorogation du délai de remise des offres peut s’effectuer dans les conditions prévues à l’article 2 de l’ordonnance du 25 mars 2020. Cette prolongation, fixée par l’acheteur public, doit être d’une durée suffisante pour permettre aux opérateurs économiques de présenter leur candidature ou de soumissionner.

L’acheteur public doit donc :

• publier un avis rectificatif qui motive le report du délai,
• modifier son DCE et plus particulièrement le règlement de la consultation (RC) en précisant la nouvelle date limite de remise des offres et le mettre en ligne sur son profil acheteur,
• modifier les données de la consultation sur son profil acheteur,
• informer l’ensemble des opérateurs économiques présents au sein du registre de retrait et de dépôt de la consultation de la modification des données de la consultation par l’intermédiaire du profil acheteur.

Dans ces conditions, si le délai de validité des offres est lié à la date limite de remise des offres, alors la modification de la date conduira de facto à repousser la date limite de validité des offres.

Si vous souhaitez modifier ce délai en phase de consultation et préalablement à la date limite de remise des offres, tout comme la prorogation susvisée, l’acheteur public devra suivre les différentes étapes de publicité, modification, mise en ligne et information des candidats soumissionnaires.

Sinon, et notamment pour les consultations où le délai de validité des offres coure, en ce qui concerne la prorogation de la durée de validité des offres, l’ordonnance du 25 mars 2020 ne modifie pas le droit commun en la matière.

Ainsi, pour proroger la durée de validité des offres, l’acheteur public doit nécessairement recueillir l’accord des entreprises qui ont déposé une offre. Si certaines entreprises n’acceptent pas cette prorogation, “l’autorité compétente peut poursuivre la procédure avec les seuls soumissionnaire qui ont accepté la prorogation du délai de validité de leur offre” (Jurisprudence confirme : “Société TAT”, Conseil d’Etat, 10 avril 2015, req. n°386912).

Dans ces conditions, l’acheteur public doit donc produire un courrier à chaque opérateur économique n’ayant pas fait l’objet d’un rejet en fonction de la phase de la procédure, de demande de prolongation du délai de validité des offres. Veillez à proposer un délai de validité suffisant pour vous garantir de tenir cette nouvelle échéance, tout en ne doit proposant pas un délai excessif. En effet, l’offre doit demeurer viable pour les entreprises et doit être la même pour l’ensemble des candidats.

L’ordonnance du 25 mars 2020 ne modifie pas le droit commun en la matière.

Ainsi, pour proroger la durée de validité des offres, l’acheteur public doit nécessairement recueillir l’accord des entreprises qui ont déposé une offre. Si certaines entreprises n’acceptent pas cette prorogation, “l’autorité compétente peut poursuivre la procédure avec les seuls soumissionnaire qui ont accepté la prorogation du délai de validité de leur offre” (Jurisprudence confirme : “Société TAT”, Conseil d’Etat, 10 avril 2015, req. n°386912).

Dans ces conditions, l’acheteur public doit donc produire un courrier à chaque opérateur économique n’ayant pas fait l’objet d’un rejet en fonction de la phase de la procédure, de demande de prolongation du délai de validité des offres. Veillez à proposer un délai de validité suffisant pour vous garantir de tenir cette nouvelle échéance, tout en ne doit proposant pas un délai excessif. En effet, l’offre doit demeurer viable pour les entreprises et doit être la même pour l’ensemble des candidats.

L’article 2 de l’ordonnance du 25 mars 2020 dispose que “les délais de réception des candidatures et des offres dans les procédures en cours sont prolongés d’une durée suffisante, fixée par l’autorité contractante, pour permettre aux opérateurs économiques de présenter leur candidature ou de soumissionner.”

La durée exacte est laissée à l’appréciation de l’acheteur public en fonction des difficultés rencontrées (complexité du dossier, difficultés des entreprises à répondre, difficultés de l’acheteur public…).

Si vous rencontrez des difficultés à convoquer la CAO pendant la période estivale, il apparait alors comme incontournable que vous deviez prendre en compte cette difficulté pour déterminer la nouvelle date limite de remise des offres.

Au regard des délais que cela pourrait représenter, vous laisseriez un temps largement suffisant aux entreprises pour répondre.

Les questions suivantes sont dédiées à l’exécution des marchés publics :

L’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 dispose : “Les contrats arrivés à terme pendant la période mentionnée à l’article 1er peuvent être prolongés par avenant au-delà de la durée prévue par le contrat lorsque l’organisation d’une procédure de mise en concurrence ne peut être mise en œuvre.”

La période mentionnée à l’article 1 de l’ordonnance est celui de l’état d’urgence sanitaire, augmentée d’une durée de deux mois. Le délai court donc actuellement jusqu’au 24 juillet 2020.

Cette disposition permet, selon la DAJ, la continuité de la satisfaction des besoins et a pour objet de faire réaliser des prestations supplémentaires. L’acheteur peut donc augmenter le montant initial du marché pour couvrir les besoins le temps de mener une procédure de mise en concurrence.

Ces modifications sont régies par les dispositions des articles R. 2194-1 à R.2194-9 du code de la commande publique, notamment les limites de montant initial du contrat que chaque modification doit respecter.

En l’espèce, le marché arrivant à échéance fin-août, il ne semble donc pas qu’il puisse rentrer dans le cadre du présent article, sauf prolongation de l’état d’urgence, qui n’a pas été prononcée jusqu’à présent.

L’article 1 institue que les dispositions de l’ordonnance sont applicables à l’ensemble des contrats publics qui ne relèvent pas du code de la commande publique. Avec cette mention, il est donc tout à fait envisageable que l’ordonnance concerne l’ensemble des contrats publics, même ceux notifiés avant l’entrée en vigueur du code de la commande publique.

Pour les marchés en cours d’exécution, l’ordonnance du 25 mars 2020 dispose en son article 6 plusieurs mesures qui permettent de continuer les prestations pendant l’état d’urgence sanitaire.

Il est notamment prévu à l’article 6-4 de l’ordonnance : “Lorsque l’acheteur est conduit à suspendre un marché à prix forfaitaire dont l’exécution est en cours, il procède sans délai au règlement du marché selon les modalités et pour les montants prévus par le contrat.”

Cette disposition a été très commentée par la doctrine. La DAJ a apporté les précisions suivantes : elle concerne essentiellement les marchés forfaitaires ayant prévu des échéances de paiement étalées dans le temps selon une périodicité précise (mensuelle, trimestrielle…) et ayant déterminé le montant de ces versements forfaitaires échéancés.

Selon la DAJ, le paiement doit continuer selon la périodicité prévue et ce même si les prestations du contrat sont suspendues temporairement ou si elles sont partiellement exécutées.

Le paiement ne concerne que les prestations à prix forfaitaires en cas de marché mixte.

Pour l’application de cette disposition, je vous invite à prendre connaissance de la FAQ de la DAJ (page 22 à 26) qui en précise la mise en œuvre.

Pour ce qui est de l’avance, toujours dans une logique de continuité des prestations et d’aide des entreprises en difficulté, l’ordonnance prévoit à son article 5 : “Les acheteurs peuvent, par avenant, modifier les conditions de versement de l’avance. Son taux peut être porté à un montant supérieur à 60 % du montant du marché ou du bon de commande. Ils ne sont pas tenus d’exiger la constitution d’une garantie à première demande pour les avances supérieures à 30 % du montant du marché.”

Cette modification est apportée par acte modificatif.

Là encore, la FAQ de la DAJ en précise les modalités de mise en œuvre en page 17.

Dans le cas où l’entreprise qui exécute un marché rencontre des difficultés, celle-ci doit en informer l’acheteur public dans les conditions prévues au marché (voie électronique, etc…).

Cette obligation a été affirmée par la DAJ (FAQ DAJ susvisée – page 19).

Si l’impossibilité d’exécuter la prestation est suffisamment démontrée (disposition de moyens insuffisants pour réaliser les prestations ou mobilisation de ces moyens qui font peser sur lui une charge excessive), l’acheteur prend alors les mesures nécessaires pour suspendre l’exécution du marché.

En ce qui concerne la suspension du marché, elle peut intervenir à l’initiative de l’acheteur public en raison d’une décision administrative l’empêchant de continuer l’exécution du contrat ou par simple mesure de précaution. Dans ce cas, selon la DAJ : “L’acheteur est alors susceptible de devoir indemniser le titulaire si cette suspension lui occasionne un préjudice, à condition que l’entreprise en apporte la preuve et justifie l’évaluation du montant du préjudice.” (FAQ DAJ susvisée – page 19).

L’ordonnance du 25 mars 2020 déroge partiellement à des dispositions du code de la commande publique, mais n’intègre pas des dérogations aux dispositions du CCAG Travaux.

Si les dispositions du CCAG Travaux sont plus favorables à l’entreprise et peuvent l’aider à faire face aux difficultés financières auxquelles elle fait face, il est pertinent de les utiliser car les mesures de l’ordonnance sont avant tout protectrices de l’ensemble des parties aux contrats de la commande publique.

L’application de l’ordonnance doit s’effectuer au cas par cas, et nombreuses des dispositions sont laissées à l’appréciation de l’acheteur ou nécessitent une justification préalable de l’entreprise exécutante.

L’article 6-1 de l’ordonnance du 25 mars 2020 dispose que “Lorsque le titulaire ne peut pas respecter le délai d’exécution d’une ou plusieurs obligations du contrat ou que cette exécution en temps et en heure nécessiterait des moyens dont la mobilisation ferait peser sur le titulaire une charge manifestement excessive, ce délai est prolongé d’une durée au moins équivalente à celle mentionnée à l’article 1er, sur la demande du titulaire avant l’expiration du délai contractuel”.

La DAJ dans sa FAQ a précisé qu’il s’agissait d’une garantie offerte par la loi au titulaire, notamment en cas d’absence d’accord entre les parties. Il est toutefois possible, selon la DAJ, de ne pas faire jouer cette garantie minimale si les parties sont d’accord. Elle précise de plus : “le fait pour elles de prévoir un délai inférieur ne sera pas irrégulier. Les parties peuvent également décider d’une durée supérieure.” (FAQ DAJ susvisée – page 19).

La prolongation de la durée des marchés est prévue à l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 : “Les contrats arrivés à terme pendant la période mentionnée à l’article 1er peuvent être prolongés par avenant au-delà de la durée prévue par le contrat lorsque l’organisation d’une procédure de mise en concurrence ne peut être mise en œuvre. Dans le cas d’un accord-cadre, cette prolongation peut s’étendre au-delà de la durée mentionnée aux articles L. 2125-1 et L. 2325-1 du code de la commande publique.”

D’après cette disposition, il est donc possible de déroger à la durée des quatre ans pour les accords-cadres. Il est également possible d’augmenter le montant initial du marché pour “le surcroît de durée de montant des prestations nécessaires pour couvrir les besoins de l’acheteur le temps de mener à bien une procédure de mise en concurrence”. (FAQ DAJ susvisée – page 8).

La DAJ précise néanmoins : “Ces modifications de durée et de montant du marché restent régies par les dispositions des articles R. 2194-1 à R. 2194-9 du code de la commande publique, et notamment par les limites de 10%, 15% ou 50% du montant initial du contrat que chaque modification doit respecter selon les motifs sur lequel elle est fondée.” (FAQ DAJ susvisée – page 8).

Les modalités de droit commun continuent donc à s’appliquer.

Les questions suivantes sont dédiées à notre logiciel de gestion des marchés publics et notre webinar sur la thématique : « Comment gérer les marchés publics dans le cadre de la crise du COVID-19?

L’article 5 de l’Ordonnance du 25 mars 2020 permet de modifier les conditions de versement de l’avance par acte modificatif. Le montant de l’avance peut être porté à plus de 60% du montant du marché.

Dans le module d’exécution des marchés publics Lilia, il est nécessaire pour appliquer cette mesure, d’ajouter un acte modificatif “divers”. Il permettra d’acter la modification du taux de versement de l’avance. Vous pourrez le télétransmettre au parapheur pour signature du représentant du pouvoir adjudicateur ainsi qu’un titulaire du marché, une fois signé, si vous disposez des connecteurs associés.

Une fois l’avenant notifié, vous devrez assurer la modification dans la fiche marché afin que les calculs des montants s’effectuent convenablement et en accord avec les données de votre acte modificatif. Pour cela, il est nécessaire de dévalider la fiche marché, modifier le taux de l’avance (onglet « délais et éléments financiers » – Rubrique « Avance »), puis enregistrer et valider le marché.

Lors de la validation du marché, un message non bloquant s’affichera :

Le contrôle n’est qu’informatif et ne bloque pas la validation du marché.

Lorsque vous accéderez au calcul des décomptes, les calculs prendront en compte ce nouveau taux d’avance.

N’oubliez pas de publier un flux PES MARCHE modificatif à l’issue de ces actions afin d’informer le comptable public. Cette action peut être réalisée depuis LIAWEB si vous disposez du module associé.

L’interface avec le profil acheteur achatpublic.com est bien développée et attend son premier client en production ! Pour toute demande commerciale, n’hésitez pas à prendre contact avec nous à l’adresse : info@ordiges.com

Dans la présentation effectuée lors de la webconférence, la signature de l’acte modificatif est effectuée par le représentant du pouvoir adjudicateur puis transmise à l’entreprise pour signature via un e-mail sécurisé.

Lorsque l’entreprise signe l’acte modificatif, il est à nouveau transmis à l’acheteur public qui peut alors l’intégrer dans le logiciel LiaWeb via la fonction d’import disponible pour centraliser les données et documents. Cette action permet en sus de bénéficier des fonctionnalités techniques de la Gestion Electronique des Documents et notamment la gestion des métadonnées…

La webconférence “Comment gérer les marchés publics dans le cadre de la crise du Covid-19” est visible jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire.

Si vous souhaitez accéder au replay, veuillez en faire la demande auprès du service Marketing & Communication via ce lien : https://app.livestorm.co/ordiges-1/comment-gerer-les-marches-publics-dans-le-cadre-de-la-crise-du-covid-19

Vous devrez renseigner une adresse e-mail professionnelle valide à laquelle nous communiquerons le replay.