La signature électronique est aujourd’hui incontournable, notamment pour répondre aux marchés publics car la dématérialisation va devenir la norme. Cependant, mettre en place une signature électronique demande un certain nombre de préalables. C’est pourquoi, les textes législatifs actuels ne rendent pas l’usage de la signature électronique obligatoire. Mais la Direction des affaires juridiques de Bercy l’encourage vivement. En réponse à cet encouragement, nous mettrons en avant, à travers cet article, la définition, les atouts, les étapes et outils nécessaires ainsi que quelques conseils pour mettre en place la signature électronique.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Avant d’adopter la signature électronique, encore faut-il savoir de quoi il s’agit concrètement. Tout d’abord, il est important de noter que la signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite en référence au Code civil.
En résumé, la signature électronique est un procédé technique dans lequel une personne appose son accord à valeur juridique sur un document juridique (fichier texte, tableur, PDF, jpg, XML,…). Tout comme dans la signature manuscrite, 3 items sont réunis : le document, la signataire et l’outil de signature.
L’outil de signature utile pour une signature de type numérique est le certificat électronique. Celui-ci est généralement installé sur une clé USB, une carte à puce, une carte d’identité,…
La signature électronique : une démarche en cohérence avec la dématérialisation totale des marchés publics
L’absence d’obligation de recours à la signature électronique n’interdit pas d’y recourir. En effet, la signature électronique est hautement recommandée car elle permet de maintenir le caractère dématérialisé du contrat entre les deux parties. Elle évite donc la rupture de la chaine de dématérialisation exigée à partir du 1er octobre 2018 (toutes communications et échanges d’informations de la procédure de passation doivent être dématérialisés).
De plus, la signature électronique va encore plus loin que la signature manuscrite : en scellant l’ensemble du document lors de son apposition, elle garantit l’intégrité. Par contre, une signature manuscrite apposée dans un document imprimé, puis scanné, ne donne pas la qualité d’original du document. Effectivement, le document peut être modifié après signature sans que les modifications soient signalées, l’intégrité n’est donc pas garantie.
En résumé, signer électroniquement permet de garantir :
- L’identité de la personne : une signature électronique ne peut être copiée ou falsifiée. Un certificat permet de sécuriser le titulaire et son utilisation de la signature
- L’intégrité du document : une fois signée, le document ne peut modifiée. Toute modification serait directement signalée.
Outre ces quelques atouts, la signature électronique présente plusieurs avantages tels que :
Les outils et étapes nécessaires pour signer électroniquement les marchés publics
Quels outils disposer pour signer numériquement ?
2 outils sont nécessaires pour signer par voie électronique :
- Un certificat de signature électronique : la signature électronique est considérée comme sécurisée grâce à l’achat d’un certificat auprès d’un prestataire qualifié et conforme au règlement n°910/2014 nommé « eIDAS » . En effet, à compter du 1er octobre 2018, la certification ne doit plus être conforme au référentiel général de sécurité (RGS). Pour les acheteurs disposant déjà d’un certificat « RGS », le nouveau arrêté du 12 avril 2018 laisse la possibilité d’utiliser celui-ci jusqu’au terme de sa période de validité.
- Un outil de signature : pour signer les documents liés à vos marchés publics, un outil va vous permettre d’apposer votre signature. Les formats de signature électronique acceptés dans les marchés publics sont restreints par l’Article 3 de ce nouvel arrêté du 12 avril 2018: XAdES, CAdES ou PAdES.
Comment obtenir un certificat de signature électronique conforme ?
Pour être en conformité, il faut acheter une signature électronique au minimum avancée selon le règlement eIDAS. Etant donné que la commande publique concentre à la fois des enjeux économiques et juridiques importants, seulement 2 types de signatures sur 4 du règlement européen eIDAS sont autorisées :
- Soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)
- Soit la signature électronique qualifiée (niveau 4)
Selon cette autorisation, pour obtenir un certificat, 3 étapes sont essentielles:
- Sélectionner le prestataire de confiance. Pour faciliter votre choix, une liste a été publiée par l’ANSSI.
- Envoyer un prestataire :
- une copie de la pièce d’identité du bénéficiaire du certificat avec signature à la main attestant la conformité de l’original
- Une copier de la pièce d’identité du représentant légal de l’entité avec mention spécifique et signature manuelle pour attester la conformité de l’original
- Un formulaire à remplir fourni par le prestataire
- Organiser la remise du certificat en face à face. Pour certifier l’identité de la personne ainsi que sécuriser la remise, l’eIDAS conseille que le prestataire restitue en main propre au bénéficiaire le certificat de signature électronique. Le règlement eIDAS n’exclut pas d’autres modes de remises sécurisées, le mode de remise peut donc différer selon les prestataires.
Qu’implique réellement le passage à la signature électronique pour les acheteurs publics ?
Si la signature électronique des documents a pour vocation à remplacer, petit à petit, la signature manuelle et que l’étape « matérielle » ne pose véritablement pas de problèmes juridiques, ce passage peut amener quelques difficultés aux acheteurs publics.
En effet, depuis l’entrée en vigueur du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, seule l’offre finale qui constitue le contrat définitif et les décisions doivent être obligatoirement signées. Cependant, l’acheteur public peut toutefois demander que tous les autres documents soient signés. Pour neutraliser cette complexité, il est important que l’acheteur public indique clairement dans les documents de consultation : quels documents doivent être signés, quels sont les formats de signatures admis, et si utilisation de la signature électronique, quels certificats de signatures sont autorisés.
Dans le même ordre de difficulté, l’acheteur public doit rejeter les offres signées au moyen d’un certificat électronique qui n’est plus valide. En effet, il appartient à l’acheteur public de vérifier l’identité du signataire, l’appartenance du certificat aux catégories dictées par le règlement eIDAS, le respect du format de signature, la date de validité du certificat ainsi que l’intégrité du document signé. Pour faciliter cette étape de vérification, le profil acheteur ou la plateforme de dématérialisation permettent d’automatiser cette procédure à l’exception de la vérification de l’identité du signataire.
La Direction des affaires juridiques de Bercy, à travers son guide pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs donne également quelques conseils :
- Ne pas exiger la signature électronique des entreprises dans vos documents de la consultation si vous n’êtes pas prêts
- Eviter qu’une partie signe électroniquement et que l’autre partie signe manuellement un document car cette façon de faire aurait pour conséquence de transformer l’orignal en copie et donc de créer un contentieux sur l’intégrité du document.
La législation française et européenne met en avant la signature électronique, dans le but d’accroitre la transparence et la simplification des procédures au sein des marchés publics. En effet, la signature électronique permet de clôturer la boucle de la full démat de la chaine « achat public ». Il faut donc maintenant laisser place au temps et à la pratique, pour que les acheteurs publics intègre celle-ci dans leurs mœurs et qu’elle devienne à terme le relais de la signature manuelle.
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Rédigé par Charlotte Lambert – Chargée de Marketing & Communication
Sources : EUR-Lex , LegiFrance , Economie-gouv
