Le plan de transformation numérique de la commande publique du ministère de l’Économie et des Finances pour la période 2017-2022 présente de réels changements qui pourront bouleverser les marchés publics. Il est regroupé en dix-neuf actions, divisées en cinq axes permettant de sécuriser et d’accélérer la dématérialisation de la commande publique.
L’archivage constitue l’un des axes du plan de transformation numérique de la commande publique ayant pour objectif de promouvoir un archivage sûr. A cet effet, un guide sur le cycle de vie des documents issus des marchés publics rédigé par le Gouvernement a vu le jour. Il constitue le socle indispensable des acteurs pour définir les modalités d’un archivage électronique sûr et accessible. Ce guide rappelle que toutes les pièces produites et reçues tout au long du processus des marchés publics ont le statut d’archives publiques, en vertu des articles L211-1 et suivant du Code du patrimoine. Cela vaut aussi bien pour les documents papiers que dématérialisés.
Restant dans ce même élan de gestion des documents produits dans le cadre de la commande publique, un second guide a été publié. Ainsi, selon le guide pour l’archivage numérique de la commande publique : « la dématérialisation de la commande publique nécessite, pour que toutes les garanties de fiabilité et de pérennité soient réunies, la mise en œuvre d’un processus de versement dans un ou plusieurs systèmes successifs d’archivage électronique, à même de gérer dans les règles de l’art les différents stades du cycle de vie des archives ».
Mise en œuvre d’un système d’archivage électronique : garant de la valeur probante d’un document électronique
Le système d’archivage électronique (SAE) est un outil de conservation durable et sécurisé des documents électroniques. Le SAE doit assurer non seulement une conservation fiable des informations en interdisant toutes modifications du contenu, mais il doit aussi en assurer la communication sur le long terme. En d’autres termes, une fois intégré dans un SAE, un document n’est plus modifiable et conserve donc sa valeur probante.
La mise en œuvre d’un système d’archivage électronique est très importante en ce sens, car il permettra une sécurité juridique à l’acheteur public en raison de sa valeur probante. Pour pouvoir s’assurer de cette sécurité, les acheteurs publics doivent archiver les différents documents de leur marché public. L’archivage des marchés publics consiste à conserver les pièces du marché pendant une période déterminée. La conservation des pièces du marché peut se faire de manière courante, intermédiaire ou définitive.
La décision d’archivage appartient à l’acheteur et à l’administration des archives. Ainsi, si l’acheteur public désire assurer une pérennité des documents tout en leur garantissant une intégrité, il devra opter pour des archives intermédiaires.
Pourquoi choisir les archives intermédiaires ?
Les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services sont considérés comme des archives courantes (cf. Article R. 212-10 du Code du patrimoine). Leur stockage dans une gestion électronique des documents (GED) est limité car la GED permet seulement la gestion des documents électroniques et donc n’assure en aucun cas la pérennité du document ni la préservation de leur intégrité (possibilité de le modifier).
Cependant, l’archivage intermédiaire donne une valeur probante à un document. Les documents sont conservés dans un SAE avec une preuve de dépôt. La conservation de ces archives intermédiaires peut être assurée dans des dépôts spéciaux dits de préarchivage. Ils sont placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives. L’archivage intermédiaire permet une conservation des documents pour des fins de références ou juridiques. Le versement des pièces du marché public dans un SAE a un avantage sécuritaire car l’accès aux documents se fait sur une demande de communication du document. Aussi, la conservation des métadonnées, la pérennité des fichiers, la traçabilité et l’authenticité des documents sont autant de raisons pour l’acheteur ait recourt à l’archivage électronique des pièces de son marché public, anticipant un possible contentieux voire même des contrôles.
L’archivage électronique de la commande publique, phase essentielle du plan de transformation numérique semble être délaissée au profit de la remise obligatoire des offres par voie électronique. Les acheteurs publics s’intéressent moins à l’archivage des marchés publics en justifiant que l’archivage électronique des pièces du marché public est très complexe. En effet, la particularité de ces documents s’explique par une dématérialisation incomplète de la chaîne de la commande publique, de la durée de conservation des documents mais également, à cause du coût onéreux d’un SAE.
Le système d’archivage électronique n’est pas la seule solution pour garantir une sécurité juridique à l’acheteur public en matière de conservation des documents des marchés publics.
La possibilité de recourir à un tiers-archiveur
Le code du patrimoine prévoit que les administrations peuvent confier la conservation des archives publiques qui n’ont pas encore fait l’objet d’une sélection (par exemple les archives courantes ou intermédiaires) à des personnes physiques ou morales ayant fait l’objet d’un agrément par l’administration des archives.
En manque de moyen, l’acheteur public qui désire conserver ses documents en toute sécurité, peut développer ce projet d’archivage avec un partenaire c’est-à-dire recourir à l’externalisation.
En effet, depuis la loi du 15 juillet 2008 relative aux archives, les collectivités territoriales ont la possibilité d’externaliser leurs archives électroniques intermédiaires. Et pour cela, elles ont la possibilité de faire appel à un tiers archiveur agréé par les archives de France, qui assure une conservation répondant à la législation en vigueur.
Sources : Code du patrimoine, Guide sur le cycle de vie des documents issus des marchés publics, Plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022, Légi-France, Archives du CIG dénommé système d’archivage électronique (SAE)
Juriste-consultante Ordiges France
Spécialisée en Droit public des affaires et contrats publics
