Face aux évolutions et nouvelles attentes de la clientèle : flexibilité, réactivité, personnalisation… Les entreprises et organisations doivent revoir leur fonctionnement interne pour faire face à ces nouveaux comportements tout en restant compétitif sur le marché. Découvrez en quoi l’automatisation des processus répond à ces nouveaux enjeux toute en générant de nombreux avantages.
En quoi consiste le concept d’automatisation des processus ?
L’automatisation des processus au sein des entreprises consiste à transformer l’organisation interne d’une structure, en confiant un ensemble de tâches répétitives voir difficiles et, à faible valeur ajoutée à des systèmes informatiques plutôt qu’à des ressources humaines.
L’objectif de cette automatisation est d’améliorer la productivité en réduisant les coûts ainsi que toutes formalités pour permettre aux différentes équipes d’avoir du temps supplémentaire pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la relation clients, l’analyse, le suivi de procédure complexes.
Avec le temps, cette automatisation des processus au préalable réservée aux grandes entreprises possédant un volume de transactions ou de productions élevées, touche aujourd’hui les plus petites structures également.
Pourquoi automatiser ses processus ?
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Un système de communication optimisé grâce à l’automatisation
La communication interne des entreprises représente un facteur clé dans le cadre de l’aménagement et la coordination globale des tâches. L’automatisation permettra aux équipes de regrouper au sein d’un seul et même système informatique en ensemble d’informations dans le but d’effectuer des tâches simples conjointement. En effet, un logiciel d’automatisation met à disposition un tableaux de bord par spécialisation simple et intuitif pour avoir une vue globale facilitant ainsi son pilotage. De plus, les systèmes automatisés intègrent l’historique des tâches et un ensemble de données.
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La transparence de l’information renforcé via des processus automatisés
Avec l’automatisation des workflows, un chef de projet est alors désigné pour chaque étape du processus, auquel on lui assigne un ensemble d’actions bien précises. L’intégration de ce niveau de transparence de l’information va dès lors renforcer la responsabilisation de toutes les parties impliquées. A cela, l’automatisation des tâches permettra d’identifier les tâches les plus fastidieuses, d’analyser à quel moment elles interrompent et suspendent la chaine de production, pour ainsi permettre d’en comprendre les causes afin de les automatiser également. L’automatisation devient alors un outil permettant de prendre des décisions grâce aux nouvelles données générées pour résoudre des blocages, d’optimiser les processus mais encore d’équilibrer les charges de travail.
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Minimisation des coûts, des erreurs et des oublis
En introduisant l’automatisation au sein des processus, vous limitez les risques d’erreurs et vous dématérialisez un ensemble de tâches impliquant des retombées positives sur vos coûts. L’automatisation va optimiser le travail de votre back office pour permettre aux employés de se recentrer sur de nouvelles tâches à forte valeur ajoutée comme la gestion des litiges, les retards de paiements …
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Avoir une vision 360° sur les processus opérationnels
L’automatisation et la numérisation des processus permettent d’avoir une vision sur une tâche mais elles permettent également une vue d’ensemble sur votre système comme votre chaîne achat. En effet, l’intégration de workflows de validation permet de suivre le nombre de demande quelque soit leur statut (reçue, approuvée ou rejetée), l’état d’avancement de chaque tâche, permettant ainsi d’optimiser chaque étape du processus pour qu’il devienne le plus efficient possible.
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Meilleure qualité de service et accroissement de l’organisation
La transparence et la nouvelle organisation générées par l’automatisation des processus ont des impacts direct sur la qualité de service d’une entreprise. En effet, la numérisation des documents et la sauvegarde électronique des données améliore la vitesse de réponse et donc l’interaction avec les clients. Un gain de temps organisationnel indéniable qui engendre une meilleure qualité de service pour votre organisation face à la concurrence.
De plus, cette nouvelle organisation rend les employés plus impliqués et responsable au sein du processus. Leurs missions évoluent, passant de tâches pouvant être monotones à plus de responsabilité et de capacité. Ce changement de compétences entraine une croissance sur l’optimisation de chaque service et par conséquent sur l’organisation elle-même.
Quelques conseils pour réussir l’automatisation de ses processus
Tous les processus ne peuvent pas intégrer directement l’automatisation. Plusieurs facteurs doivent donc être pris en compte en amont et pendant la mise en place du processus lui-même.
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Evaluation de la faisabilité
Avant d’envisager l’automatisation des processus, il est préconisé de prendre en compte plusieurs dimensions :
– Est-ce que l’automatisation va me permettre d’atteindre les objectifs de l’entreprise ?
– Quels sont les attributs d’un tel processus ?
– Les données associées disponible permettent-elles l’automatisation ?
– Les softwares de l’entreprise permettent-ils d’intégrer l’automatisation ?
Pour mieux répondre à ces questions, des composantes peuvent être prise en compte comme :
– Le volume des transactions
– Le type de processus
– La disponibilité des données et leur dématérialisation
– La stabilité du système informatique de l’entreprise dans le cadre de futures interactions avec d’autres outils informatiques
– L’acceptation et l’implication du personnel
Une fois la prise en compte de l’ensemble de ces éléments, l’intégration d’une automatisation intelligente est alors possible.
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Clarification des rôles de chacun
Dans le cadre de cette nouvelle organisation des tâches, une nouvelle gestion de poste et d’autorisation doit alors s’effectuer pour :
– Limiter le risque d’erreurs
– Apporter une assistance en cas de difficulté ou tâches complexes
– Assurer un bon suivi des opérations traitées
Le rôle des managers devient donc essentiel. Toutefois, il faut veiller à ne pas trop implanter d’autorisation au sein du processus sous peine de ralentissement de la chaine de production elle-même.
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Formation des équipes à l’automatisation
La mise en place d’une formation dès l’implémentation de l’automatisation du processus est l’une des clés du succès lui-même, permettant également une standardisation envers chacun. De plus, c’est le moment idéal pour récolter les ressentis, commentaires et ainsi limiter les freins au développement du processus. En effet, une bonne communication en amont, pendant et en aval permet de limiter les résistances et vise la conduite au changement.
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Communication et sensibilisation
La communication joue un rôle essentiel dans la sensibilisation des employés. Il est effectivement important que les principaux utilisateurs soient conscients des enjeux et des résultats attendus pour avoir leur implication dans ce projet. Il est aussi important de prendre en compte leur mode de fonctionnement actuel, pour comprendre leur appréhension face à ce changement, afin de mieux les intégrer dans la suite du processus.
L’automatisation des processus représente un gain de temps indéniable permettant à votre organisation de gagner en agilité, stabilité et efficacité. Alors qu’il y a peu, l’automatisation était réservée aux grandes entreprises pouvant faire face à un tel investissement, aujourd’hui la situation a évolué grâce à l’intelligence artificielle et la majorité des systèmes d’automatisation peuvent être implémenter pour n’importe quelle taille de structure.
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Sources : 123 Automation, Creating Newways, Effic, Dynamique Mag
Rédigé par Claire Collin – Chargée de Marketing & Communication
