En Europe, la dématérialisation de la commande publique a débuté dans les années 2000 sous l’impulsion des directives européennes. Toutefois, elle a difficilement progressé les premières années dans les transpositions ainsi que dans les politiques mises en œuvre au regard de la lourdeur des chantiers à mener. L’évolution est aujourd’hui tout autre puisque l’Europe impose un rythme soutenu et une date butoir : 2022. Heureusement, la France s’était bien préparée avec la mise en œuvre de chantiers successifs depuis 2001.
La dématérialisation totale des marchés publics en 2022, tel est donc l’objectif du Ministère de l’économie et des finances. Le développement de cette « full démat » dans le domaine de la commande publique vise à simplifier et à assurer la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.
Afin de remplir cet objectif, la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie et des finances a prévu la mise en œuvre d’un plan de transformation numérique. Ce plan de transformation numérique sur quatre ans prévoit l’entrée en vigueur dès 2018 de nombreuses réglementations dont la mise en place de « l’OPEN DATA ».
Open Data : un cadre légal précis pour la commande publique
La France porte une tradition de transparence démocratique et de partage des informations détenues par la puissance publique. Dans la continuité de cette tradition, une politique ambitieuse a été engagée depuis deux ans, notamment en matière d’ouverture des données publiques (open data).
À l’origine de l’open data appliqué à la commande publique, l’article 56 de l’ordonnance du 23 juillet 2015 qui impose aux acheteurs de rendre public le choix de l’offre retenue et de rendre accessible sous un format ouvert et librement réutilisable les « données essentielles du marché public » (sous réserve de l’article 44 sur les informations confidentielles).
Poursuivant l’objectif de transparence des marchés publics, le DMP (Décret relatifs aux Marchés Publics) précise que l’acheteur doit offrir sur son profil d’acheteur un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics et contrats de concession dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT (à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public) et ce, à compter du 1er octobre 2018.
Afin de créer un écosystème cohérent des données de la commande publique, deux arrêtés majeurs fixent les modalités de publications des données essentielles et les obligations du profil d’acheteur :
- L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique,
- L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs.
Ouverture des données essentielles de la commande publique : décryptage
La commande publique est concernée par le développement de l’open data voulu par le gouvernement, mais quels sont les contrats concernés ? Quelles données doivent être publiées ? Quand publier les données essentielles ? Où et comment publier les données ? L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique précise toutes ces informations.
Décryptage de l’ouverture des données essentielles des marchés publics en infographie :
Profil acheteur : le pivot de l’open data et de la dématérialisation de la commande publique
Même si le marché des profils acheteurs s’est considérablement développé ces dernières années avec la constitution de différents prestataires spécialisés, la mise en ligne de plateformes mutualisées, et le développement de nouvelles fonctionnalités favorisant l’accompagnement du projet de dématérialisation totale, le Législateur est venu définir cette notion à l’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics :
« Le profil d’acheteur est une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».
Le second arrêté du 14 avril 2017 liste quant à lui les fonctionnalités et les exigences minimales du Profil d’Acheteur.
Cet arrêté démontre que le Profil Acheteur est aujourd’hui devenu un outil incontournable dans la dématérialisation complète de la commande publique et dans la démarche d’open data au regard de la définition des fonctionnalités minimales suivantes :
- Authentifier l’acheteur et l’opérateur économique
- Publier et accéder à l’Avis d’Appel Public à la Concurrence
- Télécharger les documents de la consultation
- Déposer et réceptionner les candidatures et les offres
- Assurer la traçabilité des actions
- Publier, consulter et télécharger les données essentielles des marchés
- Permettre aux entreprises de poser des questions à l’acheteur, et à celui-ci d’y répondre (sauf pour les concessions)
Ainsi le cadre de recueil des données essentielles a été fixé. Il reste maintenant pour les différents éditeurs de Profil Acheteur à préciser les modalités de fonctionnement et d’interfaçage de leurs modules « open data ».
En attendant, les acheteurs qui ne sont pas déjà équipés peuvent se doter d’un Profil Acheteur en :
- Développant le site internet institutionnel en interne, de manière autonome,
- Achetant/s’abonnant à un profil d’acheteur à la suite d’une procédure de mise en concurrence, le cas échéant mutualisée,
- Mutualisant les accès au profil acheteur acquis
Open data : une démarche à 3 objectifs
La transparence et l’ouverture des données essentielles (open data) de la commande publique constitue donc un véritable levier à la fois pour les acheteurs, les entreprises et les citoyens. En effet, l’open data poursuit et met en œuvre trois objectifs de satisfaction de l’intérêt général dont la satisfaction du droit à l’information des citoyens sur les contrats/dépenses publiques.
L’open data ne répond pas qu’à un objectif social mais également à un enjeu politique : il vise aussi à lutter contre la corruption, à mieux piloter et mesurer les politiques d’achats ainsi que suivre la bonne mise en œuvre des dispositifs relatifs à l’attribution des contrats.
Cette politique poursuit également un objectif économique : le développement économique des entreprises. Informées de toutes ces données, celles-ci pourront mieux répondre aux besoins des acheteurs, soit en développant de nouveaux services ou en découvrant de nouvelles opportunités.
Qu’implique réellement cette démarche « Open Data » ?
Si le passage à l’Open Data offre des bénéfices à la fois sur un plan social, politique et économique, cette démarche est également un chantier d’envergure parce que l’ouverture des données implique une refonte complète des systèmes d’information des organisations publiques. En effet, cette révision de l’architecture du SI Achat Public peut être perçu comme très lourde tant au niveau organisationnel que financier pour les organisations publiques.
Mettre en place une telle démarche demande aux entreprises la mise en place d’une méthodologie en interne. Citons quelques conseils pour insérer l’open data dans le processus de la commande publique :
- Identifier les sources de données qui peuvent être mises à disposition
- Définir la sensibilité des données
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles telles que définir un DPO (Data Protection Officer), définir un référentiel de sécurité, élaborer une charte d’utilisation des données et une politique d’archivage et de conservation des données.
- Externaliser le contrôle de la conformité des données peut également être une solution pour soulager l’organisme.
En parallèle avec cette nouvelle démarche, la RGPD peut permettre d’accompagner et développer l’open data. Par exemple, la RGPD peut aider l’organisme à identifier les données qui peuvent être mise à disposition.
L’Open Data fait partie intégrante du processus de dématérialisation de la chaine « achat public » c’est-à-dire de la planification des besoins en passant par la passation des contrats jusqu’à leur exécution financière. Cette nouvelle obligation de publication des données essentielles de la commande publique va nécessiter la mise en ligne de nouvelles plateformes dédiées à l’open data, de profils acheteurs supplémentaires, de nouvelles fonctionnalités sur les plateformes de dématérialisation.
Ordiges accompagne ses clients depuis de nombreuses années dans leurs processus de dématérialisation de la chaîne achat. Ainsi, l’utilisation de nos solutions permet de gérer le recensement des besoins, la planification de l’activité achat, la conception des DCE, la consultation et l’exécution administrative, technique et financière des contrats. Nos solutions sont interfacées pour assurer à leurs utilisateurs le plus haut niveau de confort et leur garantir un processus fluide et inter-opérable. Afin de pallier aux difficultés de mise en œuvre (budget, ressources…), Ordiges présente des offres mutualisées car ces difficultés ne doivent pas être un frein à la dématérialisation totale qui apporte tant de bénéfices : gain de temps, sécurité juridique, synthèse des données pour exploitation et mise en œuvre d’une politique de performance de l’achat…
Dès le 1er janvier 2018, les clients de notre solution full-web de gestion des marchés publics LIAWEB sont en mesure de produire un flux open-data et de publier leurs données sur leur site institutionnel et/ou leur Profil Acheteur sans aucune action complémentaire que de passer par la solution pour leurs achats de plus de 25 000€ HT.
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Rédigé par Charlotte Lambert – Chargée de Marketing & Communication
Sources : economie.gouv.fr , lemoniteur.fr , data.gouv.fr , Etalab
