En 2021, la relation fournisseur est au centre des enjeux pour les organisations, qu’elles soient privées ou publiques. Ainsi, l’e-procurement devient une étape indispensable, car celui-ci permet de fluidifier et centraliser les échanges entre l’entreprise et le fournisseur. Mais également d’impliquer le fournisseur à travers le processus achat afin d’obtenir une relation gagnant-gagnant pour les différentes parties du processus. De plus, la digitalisation est un levier majeur de transformation pour les achats. Effectivement, plusieurs éléments ont modifié profondément le métier : faire mieux avec moins de ressources, favoriser la fiabilité et l’accessibilité des données, automatiser les tâches, optimiser le temps des équipes… Ainsi, une stratégie d’e-procurement devient essentielle pour relever ces défis.
E-procurement : de quoi s’agit-il concrètement ?
Cependant, opter pour une stratégie d’e-procurement peut être complexe et fastidieux. Effectivement, cela implique beaucoup d’acteurs et sa mise en place prend du temps, à cela s’ajoute un changement profond des pratiques.
Pour rappel, une stratégie d’e-procurement, selon le Ministère de la Culture, se définit comme : « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».
En d’autres termes, il s’agit ici, de dématérialiser l’acte d’achat sur l’ensemble ou une partie du processus Procure To Pay . Et cela permet alors, la centralisation et l’automatisation des interactions entre les parties prenantes.
Pour en savoir plus sur la thématique, consultez notre article : Acheteur : vers une gestion partenariale de la relation fournisseurs ?
Obtenir l’adhésion de ces fournisseurs se fait en 5 points-clés que nous vous présentons dans cet article.
Avoir des objectifs précis.
Avant même de trouver des fournisseurs aptes ou d’établir un argumentaire, les porteurs du projet doivent définir plusieurs objectifs précis pour être sûrs de mener à bien la stratégie d’e-procurement. Ces objectifs se doivent de répondre à plusieurs critères :
- Réalistes : Combien l’entreprise peut allouer à un tel projet ?
- Mesurables : Quels sont les KPIs à définir pour tenir le projet dans le temps ?
- Partagés : Comment impliquer toutes les équipes ?
Trouver les fournisseurs éligibles.
Dans un deuxième temps, il est important de sélectionner les fournisseurs les plus aptes à répondre à cette stratégie. Ceux, par exemple, qui souhaitent se digitaliser ou qui ont un grand nombre de références. Cela permettra de réellement tester la stratégie mais sans changer en profondeur le processus achat. Mais également, d’avoir des premiers résultats afin d’adapter la meilleure stratégie au fil du temps.
Notons, que la dématérialisation réussie de la chaine achats repose sur le déploiement du périmètre des partenaires. Avoir un argumentaire bien construit, peut faire la différence pour convaincre vos fournisseurs.
Avoir un argumentaire bien construit.
À travers votre argumentaire, les fournisseurs doivent comprendre qu’ils ont intérêt à faire partie d’un projet d’e-procurement.
Néanmoins, beaucoup de fournisseurs peuvent avoir une crainte du changement ou un manque de disponibilité, il est alors essentiel d’appuyer sur une relation gagnant-gagnant afin de les mobiliser au mieux dans cette démarche. Par exemple, réduire le délai d’émission des commandes et de traitements de factures en échange de la mise en place d’un e-catalogue peut être un argument intéressant parmi pléthores d’arguments.
Un autre argument important concerne la diversification de vos canaux. En effet, chaque fournisseur, selon le pays est soumis à des contraintes particulières. Ainsi, vous montrez que l’entreprise s’adapte aux besoins de ses fournisseurs. Autrement dit, le dialogue peut se faire via plusieurs plateformes : portails fournisseurs, catalogue électronique, flux EDI, …
Ainsi, vous facilitez votre déploiement auprès des fournisseurs peu importe leur maturité digitale.
Pour en savoir plus sur l’automatisation des canaux, processus, lisez notre article : Automatisation des processus : avantages & conseils.
Une excellente communication.
Comme évoqué plus haut, un projet d’e-procurement prend du temps et demande des efforts des deux côtés. Effectivement, le service achat, les interlocuteurs internes ainsi que les fournisseurs doivent converger vers de nouvelles procédures tout en mettant en place le paramétrage des nouveaux outils.
Ainsi, une communication constante afin d’impliquer chacun des collaborateurs, sera une condition nécessaire pour que le projet soit menée à bien dans les délais et les conditions établies dès le départ.
Un bénéfice global non négligeable.
L’e-procurement, une fois bien rôdé permet des bénéfices non négligeables :
- Supprimer les processus à faible valeur ajoutée : Eliminer les tâches administratives et manuelles permet aux équipes de gagner en rapidité et en efficacité. Les équipes peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutée.
- Raccourcir l’ensemble des délais : le processus devient plus simple et transparent pour les entreprises. Ainsi, cela permet d’économiser un gain de temps considérable. In finite, cela permet également aux entreprises d’être livrées plus rapidement.
- Maîtriser davantage les dépenses : Grâce à un système de reporting, les entreprises ont eu une vision claire et en temps réel de leurs dépenses. Ainsi, elles peuvent mieux contrôler leur budget tout en amélioration leur stratégie achat.
Enfin, malgré la complexité de la mise en place d’une stratégie d’-e-procurement, elle est essentielle pour assurer une relation fiable et sécurisé sur le long terme avec vos fournisseurs.
Ces quelques conseils, pourront vous aider à mettre en place des solutions digitales performantes au sein de votre entreprise. Grâce à notre outil SRM, gérez ainsi vos relations fournisseurs en toute simplicité et de bout en bout, depuis le sourcing jusqu’à la mise en place de plans de progrès. Pour plus d’informations, contactez-nous !
Sources : manutan, efficioconsulting, per-angusta, daf.mag, archimag, webikeo, decisions-achats, cairn.info
Article rédigé par Noëmie Schmitt, Marketing & Communication Officier
