L’acte d’achat comprend un regroupement de tâches opérationnelles établies selon une stratégie d’achat. Mais qu’est-ce qu’une stratégie achat et quels sont les composants essentiels d’un processus achat optimal ?
Qu’est-ce qu’une stratégie achat ?
Avant l’élaboration d’une stratégie achat, un acheteur doit déterminer les objectifs de performance qui seront mis en place à travers des actions de leviers :
- Réduction du nombre de fournisseurs dans le but de massifier les volumes d’achats auprès de fournisseurs
- Renouvellement de la gamme de produits interne afin d’équiper le personnel d’outils/services performants
- Mise en place d’indicateurs de performance
Chacun de ces leviers de performance nécessite la mise en place d’une action telle que :
- La mise en concurrence des fournisseurs
- La définition des besoins avec les personnes concernées afin de consulter, négocier et contractualiser ces derniers
- La détermination d’indicateurs basés sur un ensemble de données pour en analyser la performance
Une fois la stratégie achat déterminée, chaque projet achat passe par une procédure basée sur plusieurs étapes
Mais quels en sont les principales étapes ?
Les principales étapes du processus achat
1.La définition du besoin
La première étape correspond à la demande achat. Cela consiste à définir le produit ou service qu’on souhaite acheter en accord avec la définition du besoin.
Pour les achats plus complexes ou plus techniques, la définition du besoin doit se réaliser à travers la rédaction d’un cahier des charges de façon soit détaillée, soit fonctionnelle pour trouver des nouveaux fournisseurs pouvant répondre à la demande d’achat.
Le cahier des charges doit reprendre un ensemble d’informations permettant aux fournisseurs de couvrir la demande dans sa globalité et ainsi en réduire les risques :
- Contexte de l’achat
- Description des caractéristiques du produit ou service
- Conditions commerciales (coût, objectif, conditions de règlement, devise facturation…)
- Critères de réponse d’attribution ou de l’appel d’offre (uniquement pour un organisme soumis au droit de la commande publique)
2. La recherche fournisseurs & consultation
Cette deuxième étape autrement appelé sourcing correspondant à la recherche d’un fournisseur capable de répondre à votre besoin. Cette étape est nécessaire si les entreprises ne disposent pas dans leur panel de fournisseurs, celui pouvant répondre à leur demande d’achat.
Il est également important de noter que cette étape est obligatoire pour un demande achat dans les organismes soumis au code de la commande publique
Le sourcing se déroule en trois étapes :
- Recherche macroéconomique correspondant à l’identification d’une zone géographique croisée à la qualité du produit fourni et la définition d’objectifs opérationnels.
- Collecter de l’informations d’ordre technico-économique auprès des potentiels fournisseurs, on parle ici de Request For information (RFI)
- Elaboration d’une cartographie intégrant l’ensemble de ces informations.
- Homologation des fournisseurs avant de pouvoir les consulter afin de limiter les risques financiers, techniques et d’analyser les capacités logistiques
3. L’analyse des offres
L’analyse, étape importante avant la phase de négociation, correspond à la comparaison des offres fournisseurs en prenant en compte :
- Le prix d’acquisition
- Les coûts logistique
- Les coûts d’usage & de recyclage
Formant les coûts totaux de possession (TCO Total Cost of Ownership)
- Les conditions commerciales
- Le délai
L’ensemble de ces éléments sont normalement anticipés dans l’étape du sourcing et la RFQ.
Cette étape aura permis de faire un tri parmi toutes les réponses afin de pré-sélectionner les fournisseurs avec lesquels initier une négociation.
4. La négociation
Cette phase se décompose en 3 phases
- Recueillir des informations sur le fournisseur
- Préparer le dossier technique
- Concevoir une stratégie de négociation
Elle permet d’aligner plusieurs critères fournisseurs et d’ajuster leur offre dans le but d’obtenir la commande. Généralement la négociation porte sur le prix, le délais ainsi que les éléments contractuels.
5. Le contrat
Cette phase finale consiste à formuler un contrat d’achat ou bon de commande entre l’entreprise demandeuse et le fournisseur sélectionné, ayant une valeur juridique et reprenant l’ensemble des éléments ayant été convenus lors de la négociation. Ce contrat doit comprendre obligatoirement certaines informations, telles que :
- Noms des parties contractantes
- Qualité requise
- Prix
- Quantité
- Date de livraison
- Pénalités de retard
- Incoterms (modalités de transactions)
- Garanties
- Juridiction compétente en cas de litige
- Durée
- Conditions de rupture et/ou reconduction
La signature du contrat garantit l’engagement des parties à respecter les clauses du contrat.
Chez Ordiges, nous avons développé une solution achat digitale intégrant toutes les étapes du processus dans le but d’offrir une interface 360° tout en économisant des coûts. Envie d’en savoir plus ?
Rédigé par Charlotte Lambert – Chargée de Marketing & Communication
