Aujourd’hui encore, la bonne gestion des achats continuent de représenter un critère de performance pour les entreprises. Les achats dits de “production” ont longtemps été privilégiés au détriment des achats indirects, puisque représentant une plus « forte valeur ajoutée ». Ceci, jusqu’à ce que les directeurs financiers prennent conscience des avantages liés à la maitrise de ces achats hors-production. En effet, une économie de 10% sur les achats indirects peut produire jusqu’à 50% d’augmentation de la marge brute d’une entreprise.

Ces données ont impacté les stratégies décisionnelles touchant les contrôles budgétaires et les procédures achats, afin d’améliorer la compétitivité et l’agilité des entreprises.

Cependant, que comprennent les achats indirects et commet les optimiser ?

Qu’est-ce qu’un achat indirect ?

Toutes les entreprises gèrent deux types d’achats :

  • Les achats de production autrement appelés achats stratégiques ou directs, représentent l’ensemble des achats composants un produit. Cela comprend donc les achats de matières premières, composants, produits finis, packaging,… L’ensemble des coûts générés par ces achats impactent directement le produit final.
  • Les achats indirects dits achats hors-production ou achats non-stratégiques constituent tous les achats nécessaires au bon fonctionnement des activités d’une entreprise.

Ces achats sont segmentés par famille de produits & services qui sont elles-mêmes regroupées en catégories : IT& Télécom, Facilities Management, Marketing & Communication, Ressources Humaines, Utilities, Transport & Logistique, Déplacements, Fournitures et Prestations intellectuelles.

Comment optimiser les achats indirects d’une entreprise ?

Pour rationaliser la gestion des achats indirects, plusieurs leviers peuvent être manipulés et ainsi agir sur la marge brute d’une organisation :

  • Centralisation des demandes

Une bonne gestion des achats passent par une rationalisation des demandes en interne avant d’entamer des démarches de négociation avec un quelconque fournisseur. Cette première étape permet aux entreprises d’éviter les dépenses superflues et ainsi, optimiser l’ensemble des commandes via un portail similaire à celui d’une boutique en ligne.

  • Analyse des fournisseurs

Après avoir centralisées les demandes de l’entreprise, il est conseillé de sourcer les fournisseurs potentiels et ainsi, sélectionner uniquement ceux répondants aux attentes tarifaires et de livraison. Cette étape appelée Sourcing, mis en place à travers un outil SRM, peut également générer 10% à 40% d’économie.

Ces deux premières démarches garantissent une meilleure négociation avec les fournisseurs pour ainsi bénéficier des offres les plus pertinentes & réalistes, en tirant parti de la centralisation des demandes et de leur volume d’achat.

  • Automatisation des processus

Une optimisation des achats indirects passe obligatoirement par une automatisation des processus alliant meilleure pratique et solutions technologiques. Ces automatisations réduisent considérablement les risques d’erreurs et impactent directement la trésorerie des entreprises grâce à des coûts indirects optimisés.  De plus, la mise en place d’un processus automatisé est rapidement rentabilisé sachant qu’en moyenne une transaction normalisée permet 50% d’économie lors d’une commande achat.

  • Opter pour une démarche achats responsables

L’automatisation des procédures permet également d’avoir une vision globale tout au long du processus et de favoriser une meilleure communication entre les différents départements pour ainsi : respecter les engagements envers les fournisseurs, éviter les coûts indirects non maitrisés mais encore détecter tous les dysfonctionnements dans le processus achats.

Ce nouveau mode de fonctionnement entrainant une meilleure gestion des achats indirects  mais, également un gain de temps, permettra aux entreprises d’approfondir leur démarche d’achats responsables en accord avec la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

Quels sont les enjeux liés à l’optimisation des achats indirects ?

L’optimisation des achats indirects varient d’un secteur d’activité à l’autre et, d’une famille à une autre. Elle varie également en fonction du degré d’expertise et de certaines variables, impliquant les coûts, les leviers organisationnels et techniques:

  • L’expertise
  • Le volume des dépenses
  • Le degré de maturité en interne
  • Les solutions alternatives
  • L’envie de changement

L’application de telles mesures génèrent plusieurs bénéfices :

  • Un gain de trésorerie
  • Une meilleure maîtrise de la marge
  • L’amélioration de la qualité des produits

Cependant, plusieurs facteurs viennent justifier pourquoi, certaines entreprises et/ou organisations n’ont pas encore intégré cette gestion des achats indirects :

  • Des ressources dédiées limitées
  • Une relation historique avec des fournisseurs qui impliquent un sentiment d’engagement et de fidélité

 

Même si les directeurs financiers intègrent la gestion des achats indirects dans la gestion globale des achats d’une entreprise, les leviers ne sont pas encore tous exploités de façon optimale.

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Sources : Les Echos , Magazine-Décideurs

par Claire Collin – Marketing & Communication Officer