Optimiser la gestion des achats publics : Stratégies efficaces pour améliorer la transparence et l’efficacité

Les achats publics représentent un volet essentiel de la gestion des fonds publics et de la réalisation des missions des administrations publiques. Ils se réfèrent à l’ensemble des acquisitions de biens, de services et de travaux effectués par les entités publiques, telles que l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.

C’est le Code de la commande publique qui établit les principes fondamentaux et les procédures à suivre pour garantir la transparence, la concurrence et l’égalité d’accès aux marchés publics dans le but d’optimiser l’utilisation des deniers publics et de favoriser l’efficacité et l’efficience dans les processus d’acquisition.

Ces achats sont à des règles spécifiques en fonction des seuils de valeur des marchés. Les procédures comprennent généralement l’appel d’offres, la mise en concurrence, la négociation ou le dialogue compétitif, en fonction de la nature et de la complexité des besoins. L’objectif est de permettre aux fournisseurs qualifiés, qu’ils soient nationaux ou européens, de participer aux marchés publics et de proposer des offres concurrentielles.

Les objectifs des achats publics sont simples : l’optimisation des ressources publiques, la promotion de l’innovation, la prise en compte de critères environnementaux et sociaux, ainsi que le respect des principes d’égalité, de non-discrimination et de transparence. Mais quelle stratégie adopter pour assurer au mieux cette transparence et cette efficacité ?

Comprendre les étapes du processus des achats publics

La passation des achats publics passe par différentes étapes qu’il convient de bien avoir à l’esprit afin d’adopter une stratégie efficace :

• L’identification des besoins: cette identification est importante. Les entités publiques doivent définir leurs besoins et établir un cahier des charges détaillant toutes les spécifications techniques et critères d’évaluation
• La publicité: ces entités doivent informer les fournisseurs potentiels de l’existence du marché en publiant un avis de marché sur les plateformes de publicité légale telle que le BOAMP (bulletin officiel des annonces des marchés publics ou le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) pour les marchés d’une certaine valeur.
• La procédure de passation des marché est différente selon la valeur et la complexité du marché: cela peut être un appel d’offres ouvert, un appel d’offres restreint, une procédure négociée ou encore un dialogue compétitif. Généralement, les fournisseurs vont soumettre leurs offres via un appel d’offres.
• L’évaluation des offres: les offres sont évaluées en fonction de critères précis définis comme la qualité, le prix, les délais de livraison, les références ou encore les capacités techniques. Leur objectif : sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse
• L’attribution du marché: le marché sera ensuite attribué au fournisseur sélectionné qui va signer un contrat avec l’organisation publique (avec ou sans négociation sur les modalités du contrat)
• L’exécution et le suivi du contrat: une fois que le contrat est attribué, l’entité publique surveille l’exécution du contrat, s’assurant que les obligations contractuelles sont respectées par le fournisseur.

Ces étapes peuvent bien évidemment varier en fonction de la valeur et de la nature du marché mais également en fonction des spécificités propres à chaque organisation publique. L’objectif reste cependant toujours le même : garantir un processus transparent, concurrentiel et équitable pour l’ensemble des fournisseurs intéressés.

Optimiser la gestion des achats publics par la mise en place d’une bonne stratégie

Afin d’optimiser la gestion des achats publics, plusieurs stratégies sont à adopter.

Etablir des critères de sélection rigoureux

L’établissement de critères de sélection rigoureux dans l’optimisation de la gestion des achats publics est essentiel pour plusieurs raisons :

• En définissant les critères, les entités publiques peuvent évaluer de manière équitable les offres des fournisseurs et éviter toute partialité ou discrimination et donc garantir un processus d’évaluation objectif et transparent
• Choisir la meilleure valeur pour l’entité publique selon des critères tels que la qualité, les performances passées, la capacité financière, les délais de livraison, les garanties etc…dans le but de choisir la proposition le plus avantageuse économiquement mais aussi de garantir une utilisation efficiente des fonds publics
• Avoir de bons critères de sélection permettent de s’assurer que les biens et services acquis répondent aux normes de qualité et de performance exigées pour éviter tout risque liés à l’acquisition de produits de qualités inférieur ou service insatisfaisants. Cela permet d’éviter d’entraîner des coûts supplémentaires ou des retards dans la réalisation des missions publiques.
• Les critères rigoureux de sélection incluent généralement des exigences de conformité aux réglementations en vigueur: considérations légales, environnementales, sociale, ou éthique par exemple.
• Les critères de sélection clairs et précis permettent également de stimuler la concurrence entre les fournisseurs et ainsi attirer un plus grand nombre de fournisseurs qualifiés. Cela peut entrainer une meilleure offre de produits et services et ainsi des prix plus compétitifs.

L’établissement de ces critères de sélection dans la gestion des achats publics est donc une réelle stratégie à adopter qui permet de garantir l’objectivité, la transparence, la maximisation de la valeur, la qualité des biens et des services, la conformité aux réglementations en vigueur et l’encouragement de la concurrence. Cela contribue à une utilisation efficace et responsable des fonds publics et à la réalisation des objectifs des entités publiques.

Assurer une bonne gestion des contrats par la mise en place de bonnes pratiques

Assurer une bonne gestion des contrats consiste à suivre des bonnes pratiques telles que :

• Établir des contrats clairs et complets en incluant tous les détails essentiels tels que les spécifications techniques, les délais, les modalités de paiement, les obligations des parties, les mécanismes de résolution des litiges, etc.
• Surveiller proactivement l’exécution des contrat pour s’assurer de la performance du fournisseur en évaluant régulièrement sa conformité aux termes du contrat et sa qualité de prestation (mise en place de rapports périodiques, réunion d’informations, indicateurs des performance…)
• Gérer les variation de contrat de manière transparente par l’identification des changements s’il y en a, l’évaluation de leur impact financier et temporel, la négociation avec le fournisseur, l’obtention des approbations nécessaires.
• Gérer les risques potentiels associés aux contrats et établir des plans de gestion des risques appropriés : identification des risques financiers, juridiques, opérationnels et techniques…dans le but de de réduire les impacts négatifs sur les projets et les finances publiques.
• Favoriser la collaboration et la communicationentre les différentes parties prenantes telles que les acheteurs publics, les fournisseurs, les équipes internes pour assurer une compréhension mutuelle et renforcer la relation de confiance.
• Respecter les principes d’éthique, de transparence et d’intégrité pour éviter tout conflit d’intérêt et assurer le respect des lois et réglementations en vigueur.

En suivant ces bonnes pratiques, les entités publiques peuvent améliorer la gestion de leurs contrats, réduire les risques et maximiser la valeur des dépenses publiques.

Favoriser l’innovation et la durabilité

Adopter une bonne stratégie de gestion des achats publics passe également par l’innovation et la durabilité. Effectivement, il est importante d’adopter des critères d’achat qui favorisent l’innovation et la durabilité tels que l’intégration des clauses environnementales et sociales dans les contrats publics.

Il est important de stimuler l’innovation pour conduire à des améliorations significatives dans la prestation des services publics et à des avancés dans les différents domaine. Par ailleurs, en promouvant l’innovation dans les achats publics, les entités stimulent la concurrence entre les différents fournisseurs et donc cela leur permet de proposer des offres créatives et compétitives.

L’intégration de ces critères de durabilité permet également aux organisation de contribuer à des objectifs plus larges de développement durable en privilégiant, par exemple, des produits et des services respectueux de l’environnement, socialement responsable et durable. Par ailleurs, les achats publics axés sur l’innovation et la durabilité peuvent conduire à une meilleure utilisation des ressources publiques et donc d’optimiser les processus et d’augmenter l’efficacité et de réaliser des économies à long terme.

Enfin, étant donné que les achats publics représentent une part significative du marché, ils détiennent un fort pouvoir d’influence ainsi cela peut permettre d’entrainer une transformation progressive des pratiques commerciale et contribuer et à une transition vers une économie plus durable et innovante.

Ainsi, optimiser la gestion des achats publics passe par la mise en place de ces différentes stratégies.

Un logiciel pour la gestion des achats publics 

L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats publics présente plusieurs avantages :

• L’automatisation des processus : l’utilisation d’un logiciel permet de nombreuses tâches et processus liés aux achats, tels que la rédaction des appels d’offres, la gestion des fournisseurs, l’évaluation des offres, la génération de rapports, etc. Cela permet de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs humaines.
• La centralisation des données : cela facilite l’accès aux informations, la gestion des documents, le suivi des contrats et des fournisseurs, ainsi que la génération de rapports et d’analyses.
• La conformité réglementaire : les logiciels intègrent pour la plupart généralement les réglementations et les exigences légales en vigueur. Cela permet de s’assurer que les processus d’achat sont conformes aux règles et réglementations spécifiques, ce qui réduit les risques juridiques et garantit la transparence dans les achats publics.
• Suivi et contrôle améliorés : le logiciel permet de suivre l’état d’avancement des achats, de surveiller les performances des fournisseurs, de gérer les contrats et les paiements, et d’effectuer des audits.
• La collaboration et communication facilitées : les logiciels facilitent la collaboration et la communication entre les différentes parties prenantes, tant internes qu’externes. Ils offrent des fonctionnalités de partage de documents, de suivi des commentaires, de notifications et de messagerie intégrée.

Chez Ordiges, nous souhaitons garantir la performance des achats publics par la simplification des processus complexes. Grâce à notre SI ACHAT intégré, nous vous garantissons la mise en œuvre rapide et simple de la dématérialisation de la chaîne de vos achats. Pour en savoir plus, consulter notre page.

Article rédigé par Gabrièle Hournadet, chargée de marketing et communication digitale