5 Erreurs courantes dans la gestion des marchés publics et comment les éviter :

La gestion des marchés publics est un processus complexe et réglementé, qui nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la réactivité. Il existe de nombreuses erreurs qui peuvent compromettre le bon déroulement d’un marché public, et avoir des conséquences juridiques, financières ou opérationnelles. Voici les 5 erreurs les plus courantes dans la gestion des marchés publics, et comment notre solution LiaWeb peut vous aider à les éviter.

Erreur n°1 : Ne pas respecter les règles de la commande publique

La commande publique est soumise à des règles strictes, qui visent à garantir la transparence, l’égalité de traitement et la concurrence entre les candidats. Ces règles concernent notamment le choix de la procédure, la rédaction du cahier des charges, la publicité de l’avis d’appel d’offres, l’analyse des offres, la notification du marché, etc. Le non-respect de ces règles peut entraîner des recours contentieux, des sanctions administratives ou pénales, ou l’annulation du marché.

LiaWeb vous aide à respecter les règles de la commande publique, en vous offrant un accès simplifié aux sources juridiques pertinentes (codes, jurisprudence, directives européennes, etc.), notamment grâce à notre partenariat avec WEKA.fr. Il va également vous guider dans le choix de la procédure adaptée à votre besoin, en vous permettant de rédiger facilement votre cahier des charges à partir de modèles préremplis, en vous alertant sur les délais à respecter, en vous proposant des outils de publication et de diffusion de votre avis d’appel d’offres, en vous aidant à comparer et à évaluer les offres reçues, en vous fournissant des modèles de lettres de notification du marché, etc.

Erreur n°2 : Ne pas anticiper les risques liés au marché

La gestion d’un marché public implique de nombreux risques, qui peuvent être d’ordre technique, financier, juridique ou humain. Ces risques peuvent avoir un impact sur la qualité du service rendu, le respect du budget et des délais, la satisfaction des usagers ou des partenaires, etc. Il est donc essentiel d’anticiper ces risques dès la phase de préparation du marché, et de mettre en place des mesures préventives ou correctives pour les éviter ou les réduire.

Ordiges simplifie votre anticipation des risques liés au marché en automatisant le recensement des besoins et le calcul des seuils de procédures. Notre logiciel permet également une programmation pluriannuelle des achats avec alertes intégrées. La création de contenus contractuels basés sur des modèles, la définition de la stratégie d’achat, et la production statistique de suivi des gains achats sont facilitées. Les circuits de validation respectent la réglementation, et un outil de contrôle juridique des données assure la conformité, offrant ainsi une gestion des risques proactive et sécurisée.

Erreur n°3 : Ne pas gérer efficacement le suivi du marché

Le suivi du marché est une étape cruciale dans la gestion d’un marché public, qui permet de vérifier que le titulaire du marché respecte ses engagements contractuels, que le service rendu est conforme aux attentes et aux besoins exprimés dans le cahier des charges, que le budget et les délais sont respectés, etc. Le suivi du marché nécessite une coordination entre les différents acteurs impliqués dans le marché (acheteur public, titulaire du marché, usagers ou bénéficiaires du service, partenaires institutionnels ou financiers, etc.), ainsi qu’une traçabilité et un archivage des informations relatives au marché.

Notre logiciel facilite le suivi complet du marché en intégrant toutes les étapes de la procédure. Notre solution offre un tableau de bord interactif pour visualiser l’avancement, les indicateurs clés de performance, et détecter les écarts. La production documentaire personnalisée est simplifiée, avec l’intégration de l’e-DUME. De plus, LiaWeb propose un système d’analyse des offres personnalisable et une gestion des commissions. Les données sont archivées de manière sécurisée, incluant les factures, bons de commande, procès-verbaux, etc. LiaWeb alimente également le tiers de télétransmission (ACTES & HELIOS). Enfin, il est interfacé avec e-Attestation pour assurer la vérification automatisée de la conformité des documents administratifs fournis par les candidats ou les titulaires du marché.

Erreur n°4 : Difficultés dans la communication avec les parties prenantes

La communication est un élément essentiel dans la gestion d’un marché public, qui permet de créer une relation de confiance et de collaboration entre les parties prenantes du marché, de prévenir ou de résoudre les éventuels conflits ou malentendus, de recueillir les besoins, les attentes et les feedbacks des usagers ou des bénéficiaires du service, etc. La communication doit être claire, transparente, régulière et adaptée aux différents interlocuteurs (acheteur public, titulaire du marché, usagers ou bénéficiaires du service, partenaires institutionnels ou financiers, etc.).

Notre solution facilite la communication avec les parties prenantes du marché en fournissant des liens avec la signature électronique et facilite les échanges dématérialisés avec les candidats. Elle offre également la possibilité de générer des rapports synthétiques et personnalisés, mettant en valeur les résultats et les impacts du marché.

Erreur n°5 : Gestion inefficace des documents et des données

La gestion des documents et des données est une tâche fastidieuse et chronophage dans la gestion d’un marché public, qui nécessite de collecter, de classer, de stocker, de retrouver et de partager une grande quantité d’informations relatives au marché (cahier des charges, offres, contrat, factures, bons de commande, procès-verbaux, rapports, etc.). La gestion des documents et des données doit être rigoureuse, sécurisée et conforme aux normes légales et réglementaires en vigueur (RGPD, archivage légal, etc.).

LiaWeb simplifie la gestion documentaire des marchés publics. Notre solution propose un espace de stockage sécurisé avec versioning, favorisant la centralisation des documents. Grâce à une Gestion Électronique des Documents (GED) et un plan de classement personnalisé, LiaWeb facilite la recherche des attributaires et des marchés exécutés. De plus, notre système alimente aisément un Système d’Archivage Electronique (SAE), assurant une conservation sécurisée et conforme des documents.

Vous l’aurez compris, LiaWeb vous offre une solution complète et innovante pour gérer vos marchés publics de manière simple, efficace et sécurisée. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour demander une démonstration gratuite. Avec notre logiciel, vous transformez les défis de la gestion des marchés publics en opportunités d’efficacité, de conformité et de réussite. Gagner du temps, minimiser les risques, et optimiser chaque étape du processus deviennent des réalités accessibles grâce à notre solution intégrée. Faites le choix de la performance et de la sérénité avec notre logiciel dédié à la gestion des marchés publics.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution, contactez-nous pour prendre rendez-vous avec un de nos experts.

Article rédigé par Jules Soubrane, Digital Marketing & Communication Officer