Les organisations du monde entier réalisent qu’aujourd’hui, elles doivent plus que jamais élaborer leur stratégie de transformation numérique. En ce sens, les données et leurs outils d’analyse deviennent peu à peu des priorités stratégiques.
En effet, pour se démarquer dans le contexte de l’économie numérique actuelle, les organisations doivent être capables de prendre des décisions rapides qui impacteront positivement leur avenir. La gestion des achats n’échappent pas à cette règle car elles représentent entre 35 à 90% des chiffres d’affaires des organismes. C’est donc un levier majeur d’économies.
Les promesses sont fortes et les attentes sont élevées. Mais quelles en sont les réelles opportunités ? Quels leviers permettent de tirer profit de cette transformation numérique des achats ? Où en sont les Directions Achats dans les organisations publiques ? Toutes les réponses suite à une interview réalisée auprès du Président d’Ordiges, Eric Pansin.
Transformation numérique des achats : la donnée, la donnée et encore la donnée
Une certitude affirmée ; la maitrise de la donnée est la clef de la transformation numérique des achats. Seule cette maitrise permet de faire fonctionner un processus achat 100% digital.
En effet, il est essentiel de créer de la donnée pour pouvoir l’exploiter à des fins de performance et d’innovation. Par ailleurs, c’est la création de ces flux de données, documentaires qui permettent de gagner en productivité, en sécurité et en simplicité.
Mais pour disposer d’un flux de données à forte valeur ajoutée, les organisations peuvent mettre en place des plateformes dédiées aux processus achats qui sont intégrables à leur environnement et aux besoins de leur organisation. On parle alors de « plateformisation ».
Par exemple, nous pouvons citer les logiciels de gestion des achats comme Ask&Go ou du pack Ask&Go One pour aider les entreprises dans la transformation digitale des achats.
Nous l’aurons donc compris : c’est grâce à la combinaison de la donnée et de la technologie que le carburant d’une transformation digitale peut être réussie.
Les 4 grandes opportunités de la digitalisation des achats
Plus précisément, la digitalisation des achats permet des nombreuses opportunités que l’on peut classer autour de 4 grands axes complémentaires :
1/ L’axe financier
En choisissant un logiciel des gestion achats, on constate très souvent un R.O.I (retour sur investissement) dans l’année et plus précisément dans les 6 mois. Chez Ordiges, selon nos calculs, on constate qu’il s’agit également de dépenses autour des 6% et d’un gain de 30€ en moyenne par transaction (sur le coût de gestion de l’acte d’achat).
Nous pouvons également qualifier que ces gains se font de manière naturels et indolores car ces économies s’effectuent grâce à la responsabilisation des consommateurs internes ; c’est-à-dire que le consommateur prend conscience de l’impact de sa dépense sur le budget de l’entreprise.
2/ Les gains opérationnelles
Cet axe est le plus important face à la situation que nous vivons aujourd’hui. En effet, les plateformes Cloud sont accessibles depuis un simple browser, sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) et ce depuis n’importe quel endroit, même en télétravail. On parle alors de « business continuity », c’est-à-dire que les activités de l’entreprise ne doivent pas spécialement s’arrêter.
3/ L’aspect organisationnel
La numérisation des achats permet d’aligner la direction des achats et la direction financière. L’objectif est de faire cohabiter les stratégies métiers au sein d’un même système d’information afin d’optimiser leur relation et l’impact de celle-ci sur l’organisation.
Cette synchronisation des processus achats et financiers garantit ainsi une vision simplifiée et optimisée sur l’ensemble des dépenses.
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4/ L’axe sociétal
En digitalisant les achats, l’entreprise met en œuvre une politique d’achats responsables ; à commencer par la suppression du papier. Ensuite, elle peut, par exemple, également intégrer le critère «éco-responsable » dans le choix de ses fournisseurs.
2 leviers de succès dans la transformation digitale des achats
Outre l’importance de la donné au sein de la numérisation des achats. Aujourd’hui, 2 autres leviers jouent un rôle important dans le réussite de cette transformation digitale.
En premier, c’est la simplification de la vie des utilisateurs. Le constat est simple ; les consommateurs internes sont des consommateurs habitués à acheter très facilement grâce aux e-commerces. Il faut donc préserver cette simplicité dans le monde l’entreprise en garantissant toutefois l’application rigoureuse des règles d’achat et l’impact budgétaire de celles-ci. C’est l’intelligence artificielle (IA) qui joue un rôle primordial dans cette simplification.
Deuxièmement, c’est d’avoir une vision digitale claire et bien définie afin de garantir la continuité de la chaine numérique, même si on avance par étape. Ce défi est surtout majeur pour les directions informatiques. En effet, ils ont un rôle à jouer dans le choix de l’application car il doit garantir l’intégration applicative, gestion documentaire, celles des droits et sécurité, ou encore par exemple de l’archivage des données, …
Les technologies, véritable enjeu dans la bonne gestion des achats ?
Le cloud, l’interopérabilité des systèmes, les outils d’analyse, la diffusion de la culture digitale font que de plus en plus de données sont collectées par les organisations en général et plus particulièrement par les Directions des Achats. Cependant, il est important que les entreprises intègrent l’importance de ces technologies car elles jouent un rôle important dans l’intégration des données dans leur totalité.
En effet, si par exemple, toutes les données ne sont pas prises en compte dans le processus digitalisé, on parle alors de discontinuité. Cela devient donc un frein à l’agilité et à la prise de décisions rapides.
Quid de la digitalisation des achats publics ? D’où vient son importance ?
On constate que ces processus digitalisées sont déjà connus par le secteur privé. Pourtant, l’achat public représente 15% du PIB de la France, ie 200 Mds € !
Or, aujourd’hui, il y a encore beaucoup à faire pour passer de la gestion de la commande publique (cela signifie s’assurer qu’on respecte la loi) à l’achat public (ie l’efficience de l’achat). Pour cela, il est également important de déployer des solutions transverses à l’organisme pour gérer à la fois le recensement des besoins, leur programmation, les plans d’action Achat, la consultation, la passation et l’exécution des marchés. Mais à la fois également, la gestion de l’approvisionnement, le sourcing, la relation et la performance des fournisseurs, leur évaluation.
Réussir la transformation numérique des achats publics signifie donc supprimer le papier par l’intégration des flux achats avec la gestion documentaire, les parapheurs électroniques, l’archivage légal, les profils acheteurs pour la publicité des offres, l’outil de gestion financière & comptable, Chorus pour les factures électroniques, la génération des Open Data
En conclusion, la transformation digitale des achats peut s’avérer être une source de profit pour les organismes privés comme publics. La donnée ainsi que le choix des technologies pour réussir celle-ci joue donc un rôle prédominant. Ordiges est leader technologique sur ces problématiques et nous nous investissons pour mettre en œuvre cette digitalisation au service des organismes publics comme privés.
Rédigé par Charlotte Lambert – Chargée de Marketing & Communication
