Fonction indispensable au bon fonctionnement des hôpitaux, le service achat se situe au cœur des enjeux hospitaliers et constitue un chainon déterminant pour le développement et la qualité des établissements publics de santé (EPS).

Vers une mutualisation des achats au sein du secteur hospitalier

Deuxième poste de dépenses, les achats dans les EPS constitue un enjeu majeur de près de 25Md€ de dépenses, à comparer aux 20 Md€ de dépenses d’achats des services de l’État (hors achats de défense et de sécurité), aux 10 Md€ des établissements publics nationaux et aux 45 Md€ d’achats courants des collectivités territoriales.

Ces dépenses importantes sont effectuées par une multiplicité d’acheteurs. En effet, en 2015, l’acte d’achat était dispersé entre 878 établissements, soit 32 centres hospitaliers régionaux universitaires (CHRU), 755 centres hospitaliers (CH) intégrant les ex-hôpitaux locaux et 91 centres hospitaliers spécialisés en psychiatrie (CHS). Les établissements hospitaliers sont très hétérogènes en matières d’activité, ce qui a une incidence sur le volume, la typologie de leurs achats et ainsi sur le développement d’une véritable stratégie d’achat.

C’est pourquoi, alors que, traditionnellement, les EPS géraient seuls leurs achats, sans toujours disposer d’une organisation adaptée (exemple : outils de gestion et de suivi incomplets en raison notamment d’une absence généralisée de système d’information), un mouvement de mutualisation s’est progressivement développé dans les années 2000.

Un programme PHARE pour guider l’achat hospitalier

Dans ce contexte, le programme PHARE (Performance hospitalière pour des achats responsables), porté par la DGOS, direction générale de l’offre de soins depuis fin 2011, a engagé une dynamique positive en cherchant à inciter une rationalisation et  une professionnalisation des achats hospitaliers.

L’objectif de ce programme est de dégager des « économies intelligentes », c’est-à-dire mieux acheter pour donner des marges de manœuvre supplémentaires aux hôpitaux, dans un contexte général de réduction budgétaire. Tout cela, en conservant le niveau actuel de prise en charge des patients.

Au sein de programme, le projet ARMEN est un axe majeur dans le domaine des achats. Ce dispositif consiste en l’échange de bonnes pratiques pour aider les organismes à prendre en compte entre autre les leviers d’achat suivants :

  • la négociation des prix des produits achetés, en vue d’obtenir des prix raisonnables et justifiés
  • la standardisation des produits achetés, qui évite généralement les surcoûts liés à des produits trop spécifiques ou trop pointus
  • le raisonnement en coût complet, favorisant l’anticipation sur le cycle de vie des produits achetés, sur leurs conditions précises d’utilisation ou d’installation et sur leur maintenance
  • l’activation du marché fournisseurs, qui nécessite une bonne connaissance des produits disponibles sur le marché et permet de faire jouer la concurrence entre fournisseurs, de détecter les innovations…

Une mutualisation des ressources grâce au projet de développement des GHT

A ce programme est venu se greffer le développement de Groupements hospitaliers. Les groupements hospitaliers de territoires (GHT) font partie également des mesures les plus structurantes de la loi de modernisation du système de santé 2016. L’objectif est de regrouper les hôpitaux selon une approche territoriale pour garantir un meilleur accès aux soins et améliorer la qualité du service public hospitalier.

Le 1er juillet 2016, les directeurs généraux des Agences régionales de santé (ARS) ont arrêté la liste et la composition des Groupements hospitaliers de territoire (GHT) dans leurs régions respectives. 891 hôpitaux ont été regroupés en 135 GHT dont la taille varie de 2 à 20 établissements.

La réforme instaure la gestion des fonctions supports DIM, SIH, achats et formations. Le GHT a pour mission d’accélérer le travail en commun des équipes médicales, techniques, administratives et logistiques. Un établissement dit « support » est, en effet, en charge pour l’ensemble des établissements membres du GHT de plusieurs fonctions supports dont la fonction achats. Cet établissement « support » est ainsi chargé de la politique, de la planification et de la stratégie d’achat ; du contrôle de gestion des achats pour ce qui concerne l’ensemble des marchés et de leurs avenants ; d’assurer la passation des marchés publics et de leurs avenants.

Un guide méthodologique sur la fonction achats de GHT a été mise à disposition par la DGOS pour éclairer les dirigeants et responsables des achats des établissements supports et parties au GHT en décrivant les enjeux, les problématiques juridiques et les scénarios proposés. Au travers ce guide, la DGOS vous propose 9 étapes pour mettre en place la fonction achats de GHT.

Quels enjeux pour la fonction achat dans les établissements publics de santé ?

Les achats hospitaliers se sont organisés progressivement dans une logique de groupement afin d’optimiser leur performance à l’instar du secteur privé. La fonction achats se transforme et devient créatrice de valeurs pour mieux répondre à l’innovation et au besoin de demain.

Le groupement hospitalier pour répondre à 3 enjeux significatifs : financier, organisationnel et qualité

La mutualisation de la fonction achat au sein des groupements hospitaliers territoriaux s’inscrit dans le cadre de la politique d’optimisation des achats hospitaliers. En effet, l’achat n’est plus considéré comme une fonction juridico-administrative mais comme une fonction économique. Le programme PHARE, fondé sur l’adhésion de la communauté des acteurs de l’achat, l’échange des bonnes pratiques et l’appui à des actions métier a permis de créer une dynamique largement partagée et d’atteindre une maturité suffisante pour être mutualisée à l’échelle d’un groupement.

Cette mutation profonde des achats a pour objectif de répondre aux enjeux suivants :

  • Garantir l’adéquation avec les besoins du prescripteur :

Un des premier enjeu de la fonction achat au sein des groupements est de « recentrer l’acheteur sur les missions stratégiques de l’achat ». En effet, l’essentiel de la valeur de l’achat est créé en amont des procédures de passation. Près de deux tiers des gains sont issus du dialogue entre l’acheteur et le prescripteur d’achats en mobilisant des leviers de performance notamment la définition du besoin, évaluation fournisseurs, …

  • Garantir la qualité des produits et services achetés :

Un marché ne s’arrête pas à la phase de notification, il est important d’assurer un suivi tout au long de son exécution. Pour assurer la satisfaction des besoins de tous les établissements du GHT, il est important que des procédures communes doivent être rédigées pour les achats afin de formaliser des processus identiques dans les établissements de GHT pour veiller au respect d’un haut niveau de qualité. Il s’agit ainsi de mutualiser entre les établissements supports et parties des moyens techniques ainsi que les expertises et ressources rares (experts achats, contrôle de gestion achat…)

  • Maitriser les coûts

Les gains peuvent être qualitatifs comme quantitatifs. Pour garantir une maitrise de coût, la DGOS préconise la mise en place d’un contrôle de gestion des achats  dans chaque groupement. Ainsi, grâce à une meilleure définition de la politique achat (cartographie, segments, leviers, …) et procédures achats (expression, consultation, exécution,… d’un point de vue budgétaire), les hôpitaux pourront franchir de nouveaux paliers de performance économique.

  • Sécuriser les approvisionnements

La crainte des services de soins est la rupture de stocks. Il s’agit donc de sécuriser les approvisionnements (activités achats, gestion des stocks et de distribution dans les services). Les groupements hospitaliers sont une occasion pour mutualiser les moyens logistiques et l’expérience pour approvisionner plusieurs sites.

Pour aboutir à une mutualisation complète de la fonction achat au sein des hôpitaux, la prise en compte des spécificités et de la maturité de chaque établissement du groupement ainsi que des convergences possibles entre les différents systèmes d’information facilitera une harmonisation progressive et efficace.

L’optimisation de la Supply chain : un levier pour les achats hospitaliers

Au sein des groupements hospitaliers de territoire, les achats sont gérés directement au sein de l’établissement support tandis que la mutualisation de la logistique est facultative. Pourtant, dans le cadre de la vague 5 du projet ARMEN (programme PHARE de la DGOS), le traitement de la gestion des stocks et des flux (autrement dit la supply chain) est clairement identifiée comme un gisement important d’opportunités à travers :

  • La spécialisation et la professionnalisation accrue d’agents logistiques au sein de l’hôpital qui permet de dégager du « temps de soins »
  • Un meilleur dimensionnement des niveaux de dotations et de stocks
  • Une optimisation des flux logistiques
  • L’informatisation et l’automatisation du processus Approvisionnement
  • Le pilotage par quelques indicateurs simples
  • La centralisation/Mutualisation de certaines tâches
  • L’harmonisation des outils et les pratiques entre établissements

En effet, la « Supply Chain santé » vise à garantir un pilotage optimal des flux d’informations et des produits médicaux dans le but de proposer une chaine logistique performante et focalisée sur la sécurité du patient. Pour ce faire, l’objectif est de créer un lien plus immédiat entre les flux : approvisionnement, achat et logistique.

Pour atteindre une vision plus globale de la chaine de valeurs et in fine, prendre en compte le gain dans toutes ces dimensions, y compris environnementale, société et sociale ; il existe deux modèles d’externalisation de la chaine complète achat-approvisionnement-logistique :

  • L’optimisation, voire l’extension des équipements existants sur le territoire du GHT afin de permettre l’intégration des besoins exprimés par l’ensemble de ses membres
  • La création de plateformes logistiques hospitalières via la mutualisation ou l’externalisation de la prestation.

Ces deux types de projets appellent cependant à l’harmonisation des pratiques logistiques internes et interéatablissements, des outils communs (gestion des commandes, suivi des stocks), le partage des références et marchés entre les établissements d’un même GHT. La mutualisation de l’ensemble des fonctions supports est envisageable à terme mais il est conseillé d’effectuer une centralisation de manière progressive des fonctions éligibles.

En 10 ans, les achats hospitaliers, notamment sous l’impact du programme PHARE de DGOS, se sont structurés, organisés et largement mutualisés. Nous avons donc pu faire face à une refonte complète de la gouvernance des achats et du mode de gestion des achats hospitaliers. Ainsi, la fonction achats a gagné en efficacité et a aujourd’hui un rôle central.

Afin d’accompagner les GHT et Etablissements Publics de Santé tout au long du processus achat, de la définition du besoins au traitement des factures, les solutions LiaWeb, Ask&Go, PAA & SRM élaborées par Ordiges ont été conçues pour faciliter le travail collaboratif. Les solutions informatiques Ordiges sont destinées à effectuer un meilleur pilotage : optimisation du suivi des achats par fournisseur ou par famille d’achat, meilleur calcul des gains grâce à des tableaux de bord permettant une meilleur prise de décision, …. Notre objectif : aider le secteur hospitalier dans leur gestion achat et ce de manière 360°.

Sources : Décision-Achats, EHESP, Ministère des Solidarités et de la Santé