Aujourd’hui, l’obligation de dématérialisation est également au cœur de la commande publique. Elle permet des processus plus sécurisés, plus rapides, plus simples ainsi qu’un gain financier considérable dans le respect des principes fondamentaux. Elle permet une véritable convergence des intérêts. Pourtant, il semble que la dématérialisation ne soit pas toujours obligatoire. Cette problématique a été récemment mise en avant par Madame Lasserre (Mouvement Démocrate et Démocrates apparentés) lors d’une question posée le 14 septembre 2021 à l’Assemblée nationale.
En l’espèce, Madame Lasserre a demandé si les marchés d’un montant supérieur à 40.000 € HT passés soit sans publicité ni mise en concurrence, soit avec une simple mise en concurrence directe de plusieurs opérateurs économiques, devaient ou non faire l’objet d’une procédure dématérialisée via un profil acheteur.
A cette question, le Ministère de l’Economie, des finances et de la Relance a répondu que pour que l’obligation de dématérialisation des documents de la consultation, des échanges et du recours au profil acheteur s’applique, deux conditions cumulatives devaient être remplies :
- que le marché réponde à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40000€ HT
- que la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence (c’est plus particulièrement le cas lorsque la valeur estimée du besoin est supérieure à 90.000€ HT)
Dès lors, dans les faits, l’une des conditions posées par l’article R.2132-2 du code de la commande publique n’est pas remplie et donc l’obligation de dématérialisation ne s’applique pas pour tous les achats de moins de 90 000 € HT. Pour autant, la dématérialisation peut être une véritable opportunité pour la commande publique.
Nous allons étudier dans un premier temps la dématérialisation de la commande publique, sa définition ainsi que la base réglementaire liés aux marchés publics (1) avant de se pencher sur les intérêts évidents de celle-ci (2) vis-à-vis de la réponse ministérielle.
1. La dématérialisation de la commande publique
La dématérialisation est un concept qu’il convient de définir (1.1) avant d’étudier l’obligation de dématérialisation de la commande publique liée aux seuils (1.2).
1.1 Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation c’est la substitution du papier par l’électronique. Plus précisément, l’action de rendre immatériel, fait de devenir immatériel ou encore la suppression du support matériel[1].
Plusieurs outils de dématérialisation sont utilisés aujourd’hui par les agents publics dont notamment les outils bureautiques comme les suites éditeur ou libre d’Office par exemple, le stockage réseau, le certificat de signature électronique, les tiers de télétransmission, les systèmes d’archivage électronique…
Malheureusement, l’usage de ces outils complexifie l’action des agents publics qui reproduisent les actions « papiers ». Ainsi, ces actions ne permettent pas une mise à jour en temps réel des données, le contrôle automatisé des obligations règlementaires liées aux données.
Les agents publics prennent ainsi beaucoup de risques juridiques dans la mise en œuvre de leurs missions d’achat public.
Pour éviter les problèmes réglementaires notamment dans la passation et l’exécution des marchés publics, la « full démat » est la solution.
La « full démat », c’est la mise en œuvre de son processus achat au sein d’un système d’information intégré et centralisateur. Le SI Achat permet d’imposer des contrôles juridiques et des contrôles organisationnels (circuits de validation, circuits de signature). Tous les outils existants et en place dans l’organisation tels que le profil acheteur, les parapheurs, la gestion financière, l’archivage sont intégrés dans ce système d’information ou peuvent l’être au moment de son déploiement.
Toutes les données centralisées du processus achat permettent de gagner du temps et d’être plus précis dans le pilotage des marchés. La full démat fait ainsi évoluer l’agent de la philosophie de « commande publique » à celle « d’achat public ». Ainsi, la dématérialisation ne saurait se limiter à une partie uniquement des achats.
1.2 Base légale : l’obligation de dématérialisation liée aux seuils
Une grande démarche de dématérialisation de la Commande Publique est en cours depuis 2001 notamment avec l’avènement du profil acheteur, l’obligation de dématérialisation complète des marchés publics, la réglementation liée à la signature électronique (formats Xades, Cades, Pades), les déclarations en préfectures et auprès du comptable public (avec les protocoles ACTES et HELIOS), le processus comptable (PES) et les obligations concernant l’archivage électronique probant.
La dématérialisation complète des marchés publics est notamment liée aux seuils. En effet, depuis le 1er octobre 2018, les marchés supérieurs à 25.000€ HT – sauf cas particuliers – devaient obligatoirement être dématérialisés. Ce seuil de 25.000€ HT est passé à 40.000€ HT le 1er janvier 2020. L’objectif est une dématérialisation complète de la commande publique en 2022 (Plan de Transformation de la Commande Publique).
Il existe toutefois des exceptions à cette obligation de dématérialisation mentionnées à l’article R. 2132-12 du code de la commande publique. De même, pour les marchés de défense ou de sécurité et les contrats de concession, la dématérialisation n’est pas obligatoire.
Par ailleurs, l’article R.2132-1 du code de la commande publique cite expressément que « Pour les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 euros hors taxes et dont la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence, cette mise à disposition s’effectue sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code ». En outre, et comme cela a été mentionné dans la question soulevée plus haut par Mme Lasserre, il n’y pas d’obligation de dématérialisation si les deux conditions ne sont pas remplies.
Pour autant, nous pouvons nous interroger sur la portée de la réponse apportée. En effet, la mise à disposition du DCE via le profil acheteur connait certes des exceptions légales mais pourtant les avantages de la dématérialisation sont nombreux si bien qu’il est possible de s’interroger sur la valeur de la réponse.
Effectivement, la réponse est opérationnellement contestable dans la mesure où les achats de plus de 40.000€ HT sont déjà soumis à la dématérialisation obligatoire, dès lors poser des conditions cumulatives reviendrait à une démultiplication des processus et donc une perte de temps, une perte de lisibilité, une perte de pilotage et déconcentration des données.
La dématérialisation est donc certes un investissement matériel mais ses enjeux sont nombreux.
2. Les enjeux de la dématérialisation de la commande publique
Nous venons de le voir, les organisations peuvent ne pas mettre en œuvre la dématérialisation de leurs achats dans les conditions susvisées. Pour autant, les intérêts de la dématérialisation sont évidents (2.1). La dématérialisation est un véritable facteur de performance et de fluidité (2.2).
2.1 Les intérêts évidents de la dématérialisation
D’un point de vue opérationnel et technique, la dématérialisation permet une certaine coordination dans le pilotage des projets par les différents services. Elle permet un accompagnement en temps réel et une collaboration certaine afin de mettre fin à des circuits de validation et processus papiers longs et fastidieux qui génèrent des surcoûts. La dématérialisation est ainsi un véritable levier de performance avec un retour sur investissement inférieur à 1 an.
Par ailleurs, le recours à la dématérialisation des processus est source de projets. Si l’installation d’un logiciel a un coût, son installation est plus que rentable. En effet, à moyen et long terme, la dématérialisation permet une meilleure performance économique : les offres sont meilleures ce qui permet à plus de monde de participer au marché de manière simple et rapide tout en analysant toutes les données.
De plus, d’un point d’un vue stratégique, la dématérialisation permet une amélioration globale de la politique d’achat. Elle permet de centraliser les processus et donc d’avoir accès en temps réel à toutes les informations et d’ainsi pouvoir piloter ses achats en continue. Le principe de la transparence est donc respecté grâce à la full démat qui trace notamment l’expression de besoin, la computation des seuils et légitime la mise en œuvre des procédures en conséquence.
En somme, les nouvelles technologies sont des outils de démocratie et d’égalité dans la société. Au-delà de l’obligation en elle-même et des intérêts évidents qu’elle apporte, il devient indispensable de se digitaliser pour permettre un accès de tous à la commande publique.
Si de nombreux processus d’exceptions commencent à être mis en avant, cela rend les règles à respecter beaucoup plus nombreuses et les principes risquent d’être ainsi bafoués.
Outre ces enjeux, la dématérialisation améliore par ailleurs les relations avec l’acheteur et permet d’offrir à l’entreprise ou l’organisation des opportunités intéressantes. De plus, même si certains départements en France, n’ont pas nécessairement besoin de la dématérialisation pour la passation de leur marché du fait de leur situation géographique ou des opportunités, la full démat’ est facile et rapide à mettre en œuvre et permet d’éviter tout risque juridique lié à la passation et l’exécution des marchés.
2.2 La Full Démat’ de la commande publique : facteur de performance et fluidité
Aujourd’hui, nous l’avons vu, la modernisation de la commande publique ainsi que les problématiques qui en sont liées rendent la gestion des marchés publics complexe. Il est indispensable de veiller à répondre aux obligations réglementaires, aux défis digitaux et environnementaux tout en garantissant les trois principes fondamentaux de la commande publique.
La Full démat’ est justement un enjeu qui permet une dématérialisation complète de la chaine des achats, facteur essentiel de performance et de fluidité. Si les solutions bureautiques ne sont plus suffisantes aujourd’hui, il existe des solutions simples qui permettent un accompagnement dans la gestion des marchés publics en conformité avec les réglementations en vigueur et les bonnes pratiques du marché.
L’accélération de cette dématérialisation passe notamment par des fonctionnalités et des connecteurs prêts à l’emploi permettant d’aller plus loin dans l’expérience achat qu’il s’agisse du sourcing, de profils acheteurs, de parapheurs électroniques, de tiers de télétransmission, de gestion financière, de GED ou encore d’archivage électronique…
S’il existe encore quelques exceptions à l’obligation de dématérialisation, celle-ci présente donc un véritable enjeu pour la commande publique. Tous les aspects du travail sont optimisés : gain de temps, accessibilité, maîtrise des risques, sécurité juridique, vision globale, collaborativité, le tout dans une démarche RSE !
La dématérialisation pousse les acheteurs à bénéficier de la mise en œuvre d’une blockchain des achats publics.
NB : Pour creuser le sujet de la full démat, nous vous proposons en complément un webinaire de présentation détaillé : Regarder le webinaire.
Article rédigé par Gabrièle Hournadet, Digital Marketing & Communication Officer
[1] Définition « Le Petit Robert »
