OfLex : une solution digitale pour la gestion de marchés publics inférieurs à 40000€
Les marchés de gré à gré (il s’agit des marchés publics dont le montant est inférieur à 40000€) représentent plus de la moitié des achats publics d’une organisation, ils sont donc une part importante du temps de travail des employés.
L’augmentation au 1er janvier 2020 du seuil règlementaire de publicité pour ces marchés a entrainé une hausse importante de dossiers d’achat passés sans procédure formalisée, représentant des budgets importants dans la gestion des achats publics. Cette procédure simplifiée et allégée est très avantageuse autant pour les acheteurs que pour les fournisseurs.
Ceci relève l’importance de la visibilité et de la traçabilité et d’une bonne gestion des marchés passés sous les seuils. Ainsi, certaines questions sont à se poser :
Votre organisation a-t-elle une vision et un contrôle optimal de ses achats de gré à gré ? Un recensement des besoins est-il effectué pour cette catégorie achats ? Les informations sur ces achats sont-elles correctement conservées, et donc auditables ?
La solution OfLex, développée par Ordiges, permet aux organisations de faire face à ces défis grâce à un module de gestion des achats inférieurs à 40000€ qui offre un suivi précis de ces achats au sein d’un logiciel complémentaire à toute solution standard de gestion des marchés publics.
✓ Un encodage simple, qui accompagne tout utilisateur au sein d’une organisation dans le processus des achats passés sous les seuils ;
✓ Un outil centralisé permettant de recenser sur base d’une nomenclature achat l’ensemble des dossiers passées par les différents services. Des analyses croisées permettent d’identifier les possibilités de mutualisation et de regroupement d’achats pour négocier les meilleures conditions d’achat possibles ;
✓ Une meilleure gestion budgétaire des dossiers de faible montant ;
✓ Des circuits de validation pour informer et approuver les demandes d’achats sous les seuils ;
✓ Un processus fluide et automatisé intégrant la génération des invitations de remise d’offre, la création des bordereaux de prix, la sélection et la consultation des fournisseurs, le module e-mailing pour l’envoi et la communication auprès des fournisseurs, l’analyse financière automatisée et la comparaison des offres jusqu’à la notification ;
✓ Une Gestion Electronique des Documents garantissant la confidentialité des données en réservant les accès aux personnes habilités ;
✓ Une gestion de dossier complète qui permet de retracer le respect de la concurrence, la consultation des différents opérateurs économiques et la justification et motivation de la décision prise.
Le logiciel OfLex permet à l’utilisateur de suivre facilement les 10 étapes de passation d’un marché public de gré à gré, à savoir :
1️⃣ Création de la demande d’achats
2️⃣ Création de la fiche projet
3️⃣ Rédaction des pièces techniques
4️⃣ Sélection des entreprises
5️⃣ Génération automatisée de la Lettre de Consultation
6️⃣ Télétransmission de la Lettre de Consultation et du dossier
7️⃣ Saisie des offres
8️⃣ Analyse et notation des offres
9️⃣ Cycles de négociations faciles et intégrés
🔟 Prise de décision et envoi automatique des Lettres de Notification
Pour obtenir une démonstration du produit étape par étape, vous pouvez découvrir notre vidéo « démo » en remplissant le formulaire ci-dessous.
Pour résumer, OfLex propose une gestion très simple, mais pourtant avancée des passations de marchés de gré à gré. Cet outil complet offre une centralisation totale des données et de nombreuses fonctionnalités pour les opérationnels qui obtiennent facilité de négociation, formalisation et homogénéisation des processus. Les organisations obtiennent donc des gains économiques compris entre 5 et 10% grâce à une solution qui respecte les 3 grands principes des marchés publics : liberté, égalité et transparence.
Rédigé par Pauline Monier – Chargée de Marketing & Communication
