Mise en œuvre depuis plus de dix ans, la transformation numérique de la commande publique va franchir un nouveau cap avec les actions qui seront menées au titre du Plan de transformation numérique 2017-2022.
Ce document, publié sur son site internet par la DAJ au début du mois de janvier 2018, énumère et précise les travaux de la transformation numérique que souhaite mettre en place le Ministère de l’Economie et des Finances jusqu’en 2022.
Nous vous avons présenté dans un premier article l’axe « gouvernance » du Plan qui vise à accompagner les acheteurs publics dans leurs démarches de professionnalisation de la fonction achat et d’équipement informatique, ainsi que les axes « simplification » et « interopérabilité » dans un second article, qui portent les intérêts de la saisie unique et l’utilisation de la donnée à diverses fins et à l’alimentation de plusieurs plateformes tout en présentant des chantiers particuliers comme ceux du PES MARCHE et de l’e-DUME. Nous aborderons donc pour conclure notre analyse du plan les deux derniers axes du Plan de la transformation numérique qui concernent le renforcement de la transparence de la commande publique ainsi que la définition des modalités d’un archivage électronique sûr et accessible.
Ces deux objectifs ne peuvent être atteints qu’avec l’implication des acteurs de la commande publique ainsi que des évolutions de compétences, d’organisation et de pratique en conduisant toutes les démarches possibles pour adopter une culture de l’achat performant et numérisé. L’accompagnement des acteurs dans l’ouverture des données des marchés publics est en cela essentiel.
Axe transparence : accompagner les acteurs dans l’ouverture des données des marchés publics et les rendre accessibles en Open Data
L’exigence de transparence et d’ouverture des données de la commande publique répond aux nécessités de bonne gestion des deniers publics et de prévention de la corruption, elle est également un outil de pilotage décisionnel de l’achat efficient qui entre entièrement dans la culture de l’achat public performant et numérisé. En effet, les acheteurs publics doivent changer leurs méthodes de travail et leur mise en œuvre du droit de la commande publique pour changer de culture. Cela passe par la dématérialisation des marchés publics et certaines autres obligations qui vont entrer en œuvre dès octobre 2018.
Les collectivités territoriales auront en effet l’obligation de mettre en œuvre une démarche de publication des données essentielles des marchés publics et contrats de concessions d’ici le 1er octobre 2018 au plus tard. Une fiche technique de la DAJ est d’ailleurs particulièrement exhaustive sur la question.
Cette mesure, instaurée par l’article 34 du décret n°2016-86 relatif aux contrats de concession, par l’article 107 du décret n° 2016-360 relatif aux marchés publics, et par l’article 94 du décret n° 2016-361 relatif aux marchés publics de défense ou de sécurité, obligent les acheteurs publics de publier sur leur profil d’acheteur la liste des données essentielles de leurs marchés publics ou contrats de concessions. Cette obligation s’applique pour tous les marchés publics d’un montant supérieur à 25000€ ainsi qu’à tous les contrats de concession.
L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique fixe les modalités de publication des données essentielles des marchés publics et des contrats de concession au 1er octobre 2018 ainsi que les formats, normes et nomenclatures selon lesquels ces données doivent être publiées ainsi que les modalités de leur publication. En effet, les formats imposés des données essentielles sont les formats XML et JSON, et ce dans un souci d’interopérabilité recherchée des outils utilisés par les acheteurs publics, mais également afin de mener des études sur la commande publique et ainsi de permettre aux acheteurs publics de mieux connaître leurs pratiques d’achat, pour in fine pratiquer une politique d’achat public performant.
L’accompagnement des acheteurs publics dans cette obligation est essentiel, le Plan de la transformation numérique prévoit en ce sens l’élaboration de guides afin de les aider dans la démarche de publication des données. Certains guides sont en effet déjà en ligne, notamment sur le site internet de la DAJ, où ils proposent une boîte à outils techniques, avec les schémas JSON et XML permettant de vérifier la validité des données publiques, mais également le référentiel des données essentielles des marchés publics et contrats de concession, et une boîte à outils juridiques, dont une fiche relative aux données essentielles.
Cet accompagnement semble néanmoins insuffisant en vue des obligations qui incombent aux acheteurs publics. Se doter d’un SI Achat est une solution adéquate à ces obligations, en effet, avec les concentrations des données des marchés publics au sein d’un seul outil, la transmission des données essentielles est simplifiée. Les données saisies lors de l’élaboration de la consultation, puis la reprise des données dans le suivi de l’exécution du marché public suite au choix du prestataire sont ensuite transposées en format JSON et XML selon les référentiels imposés et peuvent ainsi être directement publiés sur le profil acheteur de l’acheteur public.
Cette démarche de transparence implique néanmoins des moyens humains et financiers que les acheteurs publics vont devoir soulever, mais également une standardisation des formats des flux.
Le Plan de la transformation numérique précise enfin que les données essentielles des marchés publics devraient être enrichies des données du recensement des marchés publics ainsi que des données complémentaires et les pièces justificatives de marché adressées au comptable public. A ce titre, la publication de ces données devraient être regroupées au sein d’un « mega-flux » utilisant le PES pour être adressée à la solution nationale HELIOS, réceptacle des données à des fins de retransmission vers les profils acheteurs et les plateformes nationales (Observatoire Economique notamment). Ce projet de PES MARCHE, porté par la mission Etalab , devrait être mis en œuvre pour Octobre 2018.
La possibilité de présenter ses données d’achat de manière transparente et élargie est également évoquée par la DAJ dans les fiches techniques en ligne qui précise que les acheteurs publics peuvent au-delà des obligations de publication à partir du 1er octobre 2018, compléter les données qu’ils souhaitent publier sur leur profil acheteur, comme par exemple les données relatives à la sous-traitance, les données des achats inférieurs à 25000€ HT…
Une autre action envisagée par le Plan de transformation numérique est de rendre accessible en Open Data l’ensemble des avis de la commande publique, une action qui devra être menée par les acteurs concernés notamment les éditeurs des profils acheteurs, afin de ne pas avantager des opérateurs économiques en développant des outils en open source. En effet, le développement des outils en Open source, tel qu’envisagé par le Plan de la transformation numérique pourrait créer de vrais freins à la concurrence en privilégiant des éditeurs spécialisés du domaine.
D’autres possibilités sont envisageables, notamment le développement des concentrateurs d’annonces qui se développent comme sur le territoire du Conseil départemental de l’Oise et à terme sur les Régions PACA et Occitanie.
Ces outils permettent de concentrer des annonces de plusieurs profils acheteurs en une seule plateforme où toutes les annonces seraient publiées. Cette démarche peut être mise en œuvre au niveau départemental, régional, et permettrait aux PME et TPE qui rencontrent des difficultés à accéder à la commande publique de retrouver toutes les annonces au niveau local sur une unique plateforme. La multiplication des profils acheteurs, d’éditeurs souvent différents, freinant ainsi l’interopérabilité, représente un véritable frein à l’ouverture à la concurrence des marchés publics.
L’accompagnement des acheteurs publics dans cette démarche d’ouverture des données des marchés publics est indispensable, un SI Achat permettra ainsi de concentrer les données des marchés publics, avec une interface avec la plateforme de dématérialisation de l’acheteur public et une interface avec un outil d’archivage probant, cette obligation pourra être efficacement et rapidement mise en place.
Axe archivage : promouvoir un archivage sûr et interfacé
Dans cette démarche globale de changement de culture de la commande publique en culture de l’achat public performant et numérisé, le dernier axe de réflexion du Plan de la transformation numérique concerne la mise en place et la promotion d’un archivage sûr.
L’archivage des données dématérialisées est une question essentielle au sein de cette démarche de changement de culture. Si auparavant, la pratique était à l’archivage physique, avec la dématérialisation de la commande publique, cela implique également une dématérialisation des archives. L’archivage sûr des données est donc essentiel et implique de la part des acteurs de la commande publique une standardisation des échanges et des formats.
Sur cette question, le format standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l’archivage de données, qui sont le transfert, la demande de transfert, la modification, l’élimination, la communication et la restitution. Ce standard garantie ainsi un archivage probant des données des marchés publics et devra donc obligatoirement être mis en œuvre afin de garantir un archivage sûr et interfacé avec les différents outils utilisés par l’acheteur public.
Un outil de gestion électronique documentaire (GED) peut être utile à la mise en place d’un archivage sûr et interfacé depuis un SI Achat. Les données et les documents collectés au sein d’un SI Achat seront ainsi efficacement transférés au sein d’une solution de gestion documentaire.
De tels outils sont développés par des éditeurs, mais sont également parfois inclus au sein d’un SI Achat. A ce titre, l’interopérabilité des SI est primordiale afin de garantir aux acteurs de la commande publique une transmission effective de toutes les données et de tous les documents, sans saisie multiple des données.
Les problématiques de numérisation de la chaîne achat / marchés dans le secteur public disposent déjà de réponses. Face aux défis présentés par le Plan de transformation numérique de la commande publique, Ordiges propose des solutions qui permettent d’y faire face.
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Rédigé par Romain KABELIS – Chef de projet, Ordiges France et Adèle KRAWCZYK – Assistante Chef de projet, Ordiges France
