Le corpus réglementaire posant la nouvelle réglementation des marchés publics impose dès ses premiers articles l’obligation aux acheteurs de définir leur besoin. L’article 30 de l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics présente à ce titre que « La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation […] ». [1] L’article 21 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 précise quant à lui les modalités de computation des seuils.

Afin de mieux comprendre les incidences de ces obligations réglementaires, nous verrons dans les développements suivants ce qu’est le recensement des besoins dans les marchés publics, et en quoi il est indispensable aux acheteurs publics. Nous présenterons enfin des méthodes de recensement des besoins à appliquer dans vos structures !

Le recensement des besoins dans les marchés publics

Afin de comprendre ce qu’est le recensement des besoins des marchés publics, il convient tout d’abord de définir le terme « besoin » au sein du cadre réglementaire des marchés publics.

Cette notion concerne tous les besoins d’un acheteur public dans le cadre de son activité et de ses compétences ainsi que ceux nécessaire à son fonctionnement propre. Par exemple, il peut s’agir de besoins propres à un service ou lié à un projet politique.

Le recensement des besoins constitue la première étape du processus des achats publics. Pour rappel, le processus d’achats publics passe par les différentes étapes clés présentées ci-dessous :

Processus Achats Marchés Publics

Le recensement des besoins étant le point de départ du processus des achats publics, il est fondamental que sa réalisation soit bien effectuée, pour garantir, le bon déroulement des autres étapes, et la réussite ultérieure du marché.

Lors du recensement des besoins, l’organisme public se doit de prendre en considération certains aspects tels que :

  • L’analyse des besoins fonctionnels sur des critères quantitatifs (Ex : l’état de consommation)
  • Une connaissance soutenue du marché des fournisseurs
  • La distinction entre achats standards et achats spécifiques
  • Dans la mesure du possible, des préoccupations de développement durable

Enfin, il est du ressort du pouvoir adjudicateur [2] de décider, dans le cadre de sa politique d’achat, à quel niveau de la hiérarchie le recensement des besoins doit être effectué. Les besoins peuvent en effet, être définis aussi bien par la direction que par les services eux-mêmes.

En quoi est-ce nécessaire de recenser les besoins des marchés publics ?

Le bon recensement des besoins des marchés publics relève non seulement de la réglementation mais, est également considéré comme la clé de réussite pour les achats publics.

Ainsi, comme nous l’avons indiqué précédemment, le recensement des besoins impacte chaque étape du processus d’achats. Par exemple, le choix de la procédure à mettre en œuvre dépend des caractéristiques précises du besoin, il est alors nécessaire de procéder à leur bonne définition.

Par ailleurs, l’identification des besoins, permet une meilleure compréhension du projet de marché public et augmente la probabilité d’obtenir une offre pertinente, qui satisfait au maximum les besoins de l’acheteur.

Enfin, cette étape préalable aux achats permet l’anticipation des besoins et de sorte, limite les achats en urgence et non formalisés. Cela assure donc la transparence et l’égalité de traitement entre les soumissionnaires.

Quelle méthode de recensement des besoins pour des marchés publics efficaces ?

La définition des besoins se décompose généralement en 3 étapes :

  • Recensement des besoins :

Le pouvoir adjudicateur recense les besoins de l’organisation selon des critères spécifiques tels que le niveau de consommation d’un besoin similaire sur des exercices précédents. Une fois le besoin cerné, celui-ci doit être quantifié et contextualisé, c’est-à-dire que l’acheteur doit définir la quantité, le délai, le lieu d’exécution ou de livraison… etc. De cette étape, ressort donc le coût global du besoin.

  • Choix de la période :

Dans un second temps, l’acheteur doit définir à quelle période le besoin est relié. Le choix de la période dépend de la typologie du besoin. S’il s’agit d’un besoin en fournitures, le pouvoir adjudicateur devra définir s’il est relié à la période budgétaire annuelle, ou bien simplement à la durée d’un marché. Dans le cas de travaux, les besoins seront rattachés à la période d’opération des travaux. Enfin, dans le cadre de besoins contractualisés, il s’agira de la durée prévue par le contrat.

  • Classification des besoins :

Une fois les étapes précédentes exécutées, l’acheteur doit classifier ses besoins en fonction de leur récurrence. Ainsi, il va séparer les besoins ponctuels des besoins récurrents, demandant un traitement différent.

Ces 3 étapes permettent donc de définir avec précision les besoins des organismes afin d’obéir aux normes et de contribuer à la performance de leurs achats publics.

En complément à cette méthode, un outil digital fait son apparition et vient apporter de l’agilité aux achats publics. Il s’agit du sourcing (également appelé sourçage). Le sourcing est un outil qui permet aux organismes de réaliser des études de marché, d’échanger et de solliciter des avis, mais également d’informer les opérateurs économiques sur leurs projets de marché. Cela génère une meilleure visibilité sur le marché et son état, afin d’adapter leur demande. Cet outil a été approuvé par la Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique qui l’inscrit comme une possibilité dans l’article 4 du décret du 25 mars 2016. Attention, toutefois, cet outil doit être utilisé dans le respect de la transparence des procédures, et de l’égalité de traitement des soumissionnaires.

La législation française impose la bonne définition des besoins dans les marchés publics, dans le but d’accroître la transparence et l’égalité de traitement entre les candidats. En plus d’être obligatoire, la bonne définition des besoins constitue une clé de réussite pour les achats publics. À cet effet, un recensement efficace des besoins est primordial. C’est pourquoi, un outil de sourcing peut être utilisé afin d’avoir une meilleure vision du marché.

Ordiges accompagne ses clients depuis plusieurs années sur toutes les démarches relatives aux achats publics, du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés. Cela permet un suivi efficace des marchés publics tout en restant en conformité avec les réglementations.

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Sources : Marche-public Economie.gouv Acheteurs-publics Intendance03 Weka Seban associés 

[1] Article 30 de l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics en France, publié sur le site : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2015/7/23/EINM1506103R/jo/texte#JORFARTI000030920836

[2] Pouvoir adjudicateur : « La notion de « pouvoir adjudicateur » […] désigne tous les acheteurs publics ou privés, soumis aux règles de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics ». https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2015/7/23/EINM1506103R/jo/texte#JORFARTI000030920836

par Lisa Courtot – Assistante Marketing & Communication