Transformation numérique de la commande publique
En 2020, la digitalisation est au cœur de toutes les stratégies : elle dégage de nombreux avantages, propres à chaque utilisation et à chaque organisme. Il s’agit d’un marché à fort potentiel et la commande publique a déjà largement entamé sa transformation numérique. L’actualité et la crise actuelle renforcent encore le besoin d’optimiser votre fonctionnement en réduisant les contraintes physiques et géographiques afin de consolider la résilience de votre organisation.
L’objectif pour les marchés publics est de simplifier et améliorer la performance de l’achat, tout en renforçant l’efficience et la transparence des marchés publics. Cette transformation digitale implique donc de la part des collaborateurs, notamment des acheteurs publics, des évolutions de compétences, d’organisation et surtout de pratiques en conduisant toutes les démarches possibles pour adopter une culture de l’achat performant et numérisé.
Dans son application aux marchés publics, la signature numérique (ou signature électronique) est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Et elle revêt de multiples avantages : temps gagné, échanges simplifiés, sécurité accrue, intégrité des documents garantie, économies réalisées…
La réglementation exige un traitement électronique pour la passation des marchés publics supérieurs à 40.000€. Au-delà de l’aspect « obligatoire », c’est un prérequis à toutes les étapes d’une passation incluant l’exécution : la signature des dépôts (des pièces du marché) est le point de départ obligatoire à un traitement démat’ complet entre acheteur et fournisseur avec une réduction drastique des opérations de saisie manuelle.
Malgré son importance croissante, la signature électronique reste encore un « mythe » dans le contexte des marchés publics. Et pourtant, l’objectif de la dématérialisation : être organisé pour ne plus utiliser de papier, est largement possible grâce à la signature électronique.
Le certificat de signature électronique : de quoi s’agit-il ?
Le certificat de signature électronique est considéré comme une carte d’identité numérique, signée et délivrée par un tiers de confiance.
Présenté sur un support physique, généralement au format clé USB, il s’agit d’une carte nominative : le certificat électronique est la propriété du signataire. Il va permettre l’identification de la personne physique propriétaire, mais également l’identification de personnes morales : des machines qui vont communiquer avec les fournisseurs en utilisant le nom de la personne physique. Cela offre de nombreux avantages, notamment pour le traitement de masse : il garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document, qui apparait comme un original.
Le certificat de signature électronique est multi-entités. Comme le mentionne clairement le guide de la dématérialisation des marchés publics de la DAJ, « le certificat de signature électronique qualifié est lié à la personne physique qui l’utilise et non à sa fonction. Un même certificat peut donc théoriquement être utilisé pour signer plusieurs documents au nom de différentes entités, dans le cadre de différentes fonctions. ».
Les certificats électroniques sont fournis par les Prestataires de Service de Confiance Electronique, autrement appelés les PSCe.
Stylo électronique VS Parapheur électronique
Le stylo électronique est une solution de signature électronique qui ne permet pas de visualiser le document pendant la signature : le fichier est importé dans un outil et la signature est effectuée par la suite. C’est donc très peu utile pour les traitements de masse.
Le stylo électronique est peu recommandé pour les acheteurs car il ne permet pas de structurer une organisation et un paramétrage pré-défini. Il ne permet pas de circuit de signature et de traitement des métadonnées du marchés (montant, seuil …) utiles aux outils tiers (GED…). De plus, il est incompatible avec la coopération nécessaire au travail à distance.
Cette réflexion ramène à se rediriger vers la solution du parapheur électronique, devenu indispensable dans nombre d’organisations publiques (particulièrement départements et régions) pour bien fonctionner.
Compatible avec une organisation de travail décentralisée, le parapheur électronique a notamment montré son utilité lors des événements récents qui ont engendré une montée en puissance du télétravail et de la télé-décision.
Le parapheur offre la sécurité juridique, technique et donc financière. Il est supervisé par l’équipe informatique, plus l’équipe métier, ce qui garantit que tout ce qui est signé au sein d’une organisation est totalement maitrisé dans son usage, son fonctionnement et son paramétrage. Ce n’est par exemple pas le cas d’un stylo électronique qui n’offre aucun suivi post-signature. Il est accessible par tout niveau hiérarchique et pour tout type de collectivités, ce qui lui prodigue une véritable capacité opérationnelle de fonctionnement : le tout au sein d’un seul et même outil, on note alors la notion d’interopérabilité des processus.
L’intégration SI métier : la véritable démat’ !
Au vu de l’évolution de la réglementation française en matière de digitalisation, il devient nécessaire de bénéficier des bons outils pour déployer d’une dématérialisation totale des marchés publics. Le parapheur électronique en fait partie.
Intégrer un parapheur électronique dans sa gestion des marchés publics, quels avantages ?
Avant tout, bénéficier d’un gain de temps et d’efficacité opérationnelle. L’objectif ici est d’exploiter au maximum l’ensemble des métadonnées issues des différentes applications métiers pour « préciser » le circuit signataire. Par gain de temps, on entend notamment la réduction du délai inhérent à la signature, et donc une accélération du temps de traitement.
L’utilisation d’un parapheur électronique permet de supprimer les saisies redondantes des utilisateurs, par la synchronisation de toutes les applications métiers grâce aux partage de données : on obtient une réelle interopérabilité des marchés.
Au-delà de ça, le parapheur électronique dirige les utilisateurs vers la suppression de la « re-matérialisation » des offres fournisseurs, et leur permet donc de bénéficier d’un réel gain de temps grâce à la suppression de la notion de « double-archivage ». [L’archivage électronique doit idéalement être couvert par la solution de dématérialisation utilisée pour pouvoir obtenir une alimentation automatique de l’archivage et pouvoir satisfaire la réglementation en matière de conservation des données].
La notion de travail à distance est également primordiale à prendre en compte. Le parapheur électronique permet de valider les décisions sans nécessité d’une présence physique.
Pour conclure, la mise en place de la Transformation Numérique de la Commande Publique passe par le Parapheur Electronique, indispensable pour mener à bien les organismes publics dans leur digitalisation.
Ordiges, via ses partenaires, a la possibilité de vous équiper en complément de l’outil LiaWeb, dédié à la gestion digitalisée des marchés publics.
- Le service SaaS i-Parapheur de Ordiges
- i-Parapheur (Libriciel)
- FAST-Parapheur (Docapost)
- iX Parapheur (SRCI)
Puisque le frein principal à l’acquisition d’une telle solution est la conduite au changement, plutôt que le coût (environ 90€ HT/an), notre équipe de consultants dédiés se porte volontaire pour vous former et vous permettre d’utiliser au mieux la combinaison d’une solution de gestion des marchés publics et d’une solution de signature électronique.
Pour en savoir plus à ce sujet, nous vous proposons de visionner le replay de notre webinaire « Signature Électronique : sa généralisation dans le traitement des procédures de marchés publics ».
Vous pouvez également consulter l’article « Signature électronique : une continuité dans la dématérialisation des marchés publics » : l’occasion de revoir les bases de ce vaste sujet.
Rédigé par Pauline Monier – Marketing & Communication Officer
