Chaque jour, l’acheteur et le fournisseur échangent, mettent en place et pilotent les contrats achats de l’entreprise. La performance des achats est encore, dans un premier temps, calculée d’un point de vue financier. Cependant, depuis quelques années, les notions d’Achats Responsables et d’Ethique prennent de plus en plus de place et font naitre des nouveaux paramètres à prendre lors de nos relations avec nos fournisseurs.
Le rôle de l’acheteur au sein de la relation fournisseurs
Depuis plusieurs années, les défis sont de plus en plus nombreux pour les acheteurs. Fini le rôle de simple « Cost-Killer » ! En plus du paramètre de performance, l’acheteur se doit de prendre en compte : l’économie circulaire, l’innovation la digitalisation, la gestion de crise, …
Tout cela vient donc transformer profondément les modes de fonctionnement de l’acheteur avec ses clients internes et également sur sa relation avec les fournisseurs.
Dans tous les cas, le critère « coût » sera toujours pris en compte par un acheteur. Et ce même dans une entreprise fortement orientée Achats responsables. En effet, si une entreprise n’est pas rentable d’un point de vue financier, elle a peu de chances de pérenniser ses relations fournisseurs. Et cela risque également de faire basculer le fournisseur dans une situation fragile.
C’est pourquoi, pour faciliter la relation avec vos fournisseurs, nous vous conseillons de privilégier la relation gagnante-gagnante. Il faut que les deux parties répondent à leurs propres besoins et objectifs, ainsi vous développerez une relation commerciale saine avec vos fournisseurs.
Dans cette logique de gagnant-gagnant, n’oubliez pas votre client final dans vos démarches de négociation. Le coût est important mais la prise en compte des critères qualitatifs ou encore du coût du cycle de vie sont également à prendre en compte dans cette logique
La qualité de la relation fournisseurs dans le domaine des achats
Avoir en face de soi un fournisseur à l’écoute, professionnel, flexible rend toute prestation beaucoup plus simple et donc plus fluide. C’est pourquoi, une relation commerciale de qualité doit être composée d’échanges, de coopération, d’écoute mutuelle, et ce dans un contexte exclusif ou non. Le choix de l’exclusivité ne constitue pas une preuve d’un partenariat, il faut jauger ce type de partenariat en fonction de la situation du Marché et également du montant du contrat.
En plus de ces éléments de communication, il est essentiel de prendre en compte les facteurs externes. Il est important d’anticiper le changement des conditions de marché ou l’évolution des exigences réglementaires. En effet, votre relation fournisseur ne sera que meilleur si vous prenez en compte de manière durables toutes les intempéries (croissance future, facteurs exogènes, …) possibles sur ce partenariat.
L’acheteur joue un rôle de sécurisation de la chaine d’approvisionnements par le management des risques. L’acheteur doit en plus de compétences techniques, avoir des compétences interpersonnelles, intra et extra-organisationnelles pour mobiliser l’ensemble des ressources.
Pour vous aider à savoir comment gérer vos risques fournisseurs, n’hésitez pas à lire notre article : Comment gérer efficacement les risques fournisseurs ?
Surveiller et contrôle vos fournisseurs grâce à un suivi optimal de vos achats
En complément de cette analyse des risques fournisseurs, le département achat est également là pour vérifier que les fournisseurs respectent les engagements. C’est pourquoi, pour vérifier que vos achats correspondent bien à vos besoins et éviter des écueils, nous conseillons de mettre en place des outils de suivi de vos relations fournisseurs.
Par exemple, l’acheteur peut mettre en place :
- Des enquêtes de satisfaction auprès des différents services
- Une fiche de contrôle de réception pour évaluer la qualité de la commande sur base des critères indiquées dans la demande.
- Des évaluations sur des critères précis comme le respect du contrat, le respect du délai de livraison, etc.
Pour faciliter ce pilotage, des outils tels qu’Ask&Go existent pour centraliser les informations et ainsi pouvoir effectuer des tableaux de bord par fournisseur, par catégories achats, …
Anticiper l’évolution de la demande grâce à la mise en concurrence ponctuelle
Même si vous choisissez de travailler avec des fournisseurs partenaires, cela ne signifie absolument pas que vous ne devez pas consulter le Marché de manière ponctuelle. Pourquoi ? car chaque acheteur se doit de pouvoir justifier le choix du fournisseur en démontrant que l’offre qu’il a retenue est celle qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise.
Une analyse du marché ne démontre pas un manque de confiance envers son/ses partenaire(s). Cela permet de prouver que le travail a été effectué de manière professionnelle et mesurer sur des critères et objectifs mesurables.
Des techniques telles que le sourcing peuvent vous aider à regarder les entreprises à consulter sur tel ou tel type de demande achats. Cette démarche de recherche et d’évaluation du marché économique peut s’effectuer via différentes voies :
- Via de la veille du secteur économique : revues techniques, recherches sur internet, retours d’expérience
- Via des salons, des rencontres professionnelles
- Via des entretiens physiques ou par téléphone
- Via l’installation d’une plateforme de sourcing.
En d’autres mots, le métier de l’achat a fortement évolué depuis ces dernières années. Les compétences sont de plus en plus diversifiées et l’acheteur se doit d’être un partenaire au pair auprès de ses fournisseurs pour garantir le meilleur achat à son entreprise.
Trois mots sont à retenir : communication, analyse/recherche et gestion des risques. De cette manière, l’acheteur pourra créer des relations de qualité et transformer la gestion des risques en opportunités !
Rédigée par Charlotte Lambert, Responsable Marketing & Communication
