En tant qu’expert des achats dans votre entreprise, vous jonglez quotidiennement avec des dizaines de fournisseurs, des catalogues dispersés, des contrats à gérer manuellement et des paiements à surveiller de près. Il n’y a pas de doute, votre rôle est à la fois essentiel et exigeant !
Aujourd’hui, face à l’évolution rapide des besoins, à des processus d’achat de plus en plus complexes, à une concurrence accrue et le durcissement des réglementations comme la directive CSRD, la gestion des achats et des fournisseurs devient un véritable défi. Entre la standardisation des produits, l’assurance de la conformité contractuelle et l’optimisation des paiements, chaque étape requiert une organisation rigoureuse ainsi qu’une approche stratégique et responsable dans le choix des partenaires.
Alors, comment tirer parti de la digitalisation pour répondre à ces défis tout en optimisant chaque phase de vos opérations d’achat ? Comment les solutions de digitalisation, comme Ask&Go, transforment la gestion des contrats fournisseurs, automatisent les renouvellements et optimisent les délais de paiement dans une approche responsable ?
Dans cet article, nous allons découvrir comment un logiciel de gestion des achats peut devenir un atout stratégique pour renforcer les relations avec vos fournisseurs, automatiser les procédures, garder le contrôle sur vos dépenses et garantir le respect de vos engagements en matière de durabilité.
1) Centraliser et simplifier la gestion des catalogues fournisseurs
Avec une solution de gestion des achats, centraliser les catalogues fournisseurs (que ce soit via des web catalogues, OCI, ou encore punch-out) devient une base solide pour une gestion plus fluide et efficace. Ask&Go, grâce à son interface intuitive de type e-commerce, assure que chaque produit, fournisseur et tarif devient accessible rapidement. Fini les pertes de temps sur les recherches et les doublons tarifaires. En rassemblant toutes les infos sur les produits (contrats, stocks, prix), une telle solution permet aux acheteurs de prendre des décisions éclairées, en parfaite cohérence avec les négociations.
Cependant, la centralisation de toutes ces données dans un seul et même outil implique aussi que cet outil soit organisé de manière intelligente, assurant une vision parfaite de chacune des étapes du processus d’achat. En effet, votre gestion budgétaire en dépend et elle peut-être optimisée car la solution permet une vision granulaire de l’ensemble de celle-ci. En ce sens, Ask&Go permet également une classification des achats, personnalisable ou conforme aux standards européens, afin de mieux organiser les catalogues et de simplifier le contrôle budgétaire. La recherche multicritères dans le choix des produits et l’accès à une vue complète de l’état des stocks permettent aux équipes de mieux anticiper les besoins de réapprovisionnement, de rationaliser les dépenses et de limiter les achats imprévus.
En clair, investir dans une solution de gestion des achats vous aide à mieux planifier, optimiser vos négociations, et réaliser des économies en maximisant les volumes d’achat récurrents, tout en respectant les engagements contractuels.
2) Gestion des contrats fournisseurs : sourcing intégré, conformité, suivi et automatisation des renouvellements
- Sourcing intégrédans Ask&Go : identifier etévaluer les fournisseurs
La gestion des contrats fournisseurs peut être un vrai casse-tête entre la multiplicité des contrats, le suivi des échéances, les engagements contractuels à vérifier et les éventuels litiges. Mais avec une solution de gestion des achats bien pensée, ces tâches deviennent des leviers stratégiques. Un module de sourcing intégré, idéalement avec une vision à l’international, vous aide à évaluer et sélectionner les fournisseurs selon des critères précis comme le coût, la qualité et la durabilité.
Ask&Go permet également un suivibasé sur la performance des fournisseurs, avec des KPI (indicateurs clés de performance) et le contrôle des certifications. Résultat ? Vous comparez objectivement les fournisseurs grâce à des données précises et des enquêtes de satisfaction intégrées, ce qui permettra de bâtir des partenariats solides et fiables sur le long terme.
Pour en savoir davantage sur l’intérêt du sourcing, consultez notre article entièrement dédié ici !
- Gardez vos fournisseurs en ligne avec leurs engagements, sans vous arracher les cheveux !
On sait à quel point il est essentiel de s’assurer que les fournisseurs respectent leurs engagements. Mais avec des dizaines, voire des centaines de contrats en cours, pas facile de tout surveiller sans y passer un temps fou. C’est là qu’une solution digitale de gestion avec alertes automatiques peut vraiment changer la donne.
Imaginez un peu : vous configurez des alertes pour garder un œil sur les délais de livraison, les quantités commandées, et tous les autres engagements importants. En cas de non-conformité ou moindre anomalie, une notification vous est envoyée en temps réel. Les équipes peuvent alors réagir sans attendre pour éviter que ça ne se répercute sur la chaîne d’approvisionnement. En clair, vous gagnez en tranquillité d’esprit grâce à l’anticipation et la planification !
En cas de litige, le système va encore plus loin. Avec un suivi détaillé de chaque dossier de non-conformité, vous pouvez bloquer des paiements partiels ou complets si nécessaire, et gérer les demandes de notes de crédit ou d’avoirs en quelques clics. Finalement, en utilisant une solution de ce type, vous établissez des relations fournisseurs plus saines, transparentes et durables. Et surtout, vous pouvez enfin vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Automatisation des renouvellements et alertes de fin de contrat
On en a déjà parlé : avec une solution digitale de gestion des achats, vous pouvez configurer des alertes automatiques. Mais ce n’est pas tout ! Ce système d’alerte fonctionne aussi pour vos renouvellements de contrats et le suivi de leurs échéances, sans risque d’interruption de service.
En d’autres mots, vous avez une belle longueur d’avance pour anticiper et planifier. Plus besoin de courir après les dates de renouvellement : tout est sous contrôle !
3) Optimiser les délais de paiement et renforcer la relation avec les fournisseurs
On le sait, les délais de paiement sont souvent source de stress dans les relations avec les fournisseurs. Mais avec une solution digitale de gestion des achats, vous simplifiez tout ça ! Grâce à un processus de validation automatisé et au rapprochement direct entre factures et commandes, vos factures sont traitées plus vite, et les erreurs sont réduites. En clair, fini les retards de paiement qui compliquent la relation avec vos partenaires !
Et si jamais il y a un décalage entre ce qui a été commandé et ce qui est facturé, l’outil vous envoie une alerte. Plus besoin de perdre du temps à tout vérifier à la main ! Les incohérences sont détectées automatiquement, ce qui vous permet de les corriger rapidement. Résultat ? Moins d’erreurs, moins de litiges, et une relation avec vos fournisseurs basée sur la transparence et la fiabilité.
Cerise sur le gâteau, l’outil vous permet aussi de gérer les paiements anticipés. C’est un vrai plus pour négocier des conditions avantageuses, comme des remises ou des facilités de livraison. En étant ponctuel et fiable dans vos paiements, vous montrez à vos fournisseurs que vous êtes un partenaire de confiance. De plus, grâce à un système de suivi de satisfaction des fournisseurs, vous avez une vision claire de la qualité de vos relations et pouvez ajuster au besoin. Bref, tout est en place pour construire une collaboration gagnant-gagnant et durable.
Ce qu’il faut retenir
Investir dans une solution de gestion des achats, c’est avant tout se doter d’un allié précieux pour structurer, simplifier et optimiser votre chaîne d’approvisionnement. Voici les points clés :
- Centralisation et efficacité : en rassemblant tous vos catalogues fournisseurs en un seul endroit, vous réduisez les pertes de temps et les doublons, tout en assurant une gestion fluide et conforme aux négociations.
- Gestion contractuelle sans stress : grâce à des alertes automatiques et un suivi rigoureux, vous anticipez les échéances, surveillez la conformité et gérez les litiges en toute sérénité, renforçant la fiabilité de vos partenariats.
- Relations fournisseurs de qualité : en optimisant les délais de paiement et en offrant une gestion transparente, vous renforcez la confiance et ouvrez la porte à des conditions plus avantageuses, tout en facilitant des collaborations sur le long terme.
En résumé, une solution de gestion des achats comme Ask&Go vous permet de passer d’une approche réactive à une stratégie proactive, pour des relations fournisseurs plus solides, un contrôle des coûts renforcé et une chaîne d’approvisionnement sans accroc.
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Article rédigé par Imane N’Goumbi, Chargée de Marketing Digital et Communication
