Le département des achats est une fonction indispensable peu importe l’établissement que ce soit dans le secteur privé ou public. Cette fonction est d’autant plus importante dans le secteur hospitalier au vu des différentes spécificités du marché, soit liée au secteur, soit liée aux réglementations mises en place.
En effet, une des spécificités du secteur consiste à la garantie, aux français, d’avoir des soins en continu. Cela rend alors complexe, la logistique et les achats hospitaliers qui représentent 25 milliards de dépenses par an. De plus, la mise en place du programme PHARE (Performance Hospitalière pour des Achats Responsables) porté par la DGOS, apporte une meilleure performance de gestion de l’achat, tout en réalisant des gains économiques aux hôpitaux, mais en permettant la même qualité des soins. Pour en savoir plus sur cette thématique, lisez notre article : La transformation digitale des achats hospitaliers, socle de la performance achat ?
La spécificité des achats hospitaliers
Pour mieux comprendre les enjeux et les problématiques, il est important de revenir à la base et de redéfinir la spécificité liée aux achats hospitaliers.
Effectivement, comme évoqué plus haut, les dépenses hospitalières représentent plus de 25 milliards de dépenses par an. C’est pourquoi la maitrise de ces achats est essentiel et stratégique. En effet, les hôpitaux doivent s’adapter au type de la population accueillie comme avec le vieillissement de la population. Mais, ils doivent également s’adapter à la digitalisation à travers les innovations technologies tout en apportant une amélioration continue de la qualité des soins….
De plus, ces achats régis par le code de la commande publique, sont variés et complexes : médicaments, achat biomédical, équipements de soins… Ainsi, le nombre de références utilisées est conséquents et bien souvent les fournisseurs sont dans une situation de monopoles, ce qui laisse peu de place à la diversité de choix.
La digitalisation, unique solution ?
Bien que ce ne soit pas nouveau dans le monde des achats hospitaliers, via la mise en place de différents dispositifs par le gouvernement, la digitalisation ne commence à se mettre en place que depuis quelques années au sein des établissements de santé. En effet, cela permet d’optimiser la gestion des stocks et de la chaine d’approvisionnement grâce à la digitalisation des flux de données informatiques.
Certains établissements ont mis en place un système nommé Kanban qui se définit comme suit : les produits sont rangés dans des compartiments doubles, l’un d’eux dispose d’un QR code, et les produits sont prélevés dans ce compartiment par le personnel soignant. Quand celui-ci est vide, le support est déplacé sur le second compartiment et l’étiquette est placée sur un tableau de commande. Puis, un opérateur vient flasher les différents codes, et ces informations sont directement transmises aux fournisseurs pour le réapprovisionnement.
Tandis que d’autres systèmes ont été mis en place, autrement appelé des systèmes mutualisés. En effet, ce sont des plateformes logistiques locales permettant de mutualiser les commandes des différents départements d’un même secteur géographique. Pour en savoir plus, lisez notre article sur cette thématique.
La politique achat, un enjeu stratégique
Les achats ont un impact non négligeable sur la vie hospitalière et leur optimisation peut constituer un levier d’amélioration des performances, mais à condition d’en avoir la maitrise. C’est pourquoi les achats ne doivent pas être seulement regardés à travers le prisme hospitalier. Car même si certains achats sont extrêmement couteux, ils peuvent contribuer à dynamiser l’image de l’hôpital et ainsi influencer l’activité. Cela va même plus loin, car les achats sont transverses car ils concernaient sans exception l’ensemble des services de l’hôpital, et garantissent alors son bon fonctionnement. Ainsi, ce nouveau volet achat fait l’objet d’un arbitrage entre les couts estimés et l’intérêt la nouvelle acquisition. Pourtant, les intérêts sont multiples : technologie nouvelle, confort, sécurité, garantie d’une continuité des soins.
Afin de rendre cette stratégie efficace plusieurs éléments sont indispensables :
- Connaitre son volume et ses produits achetés : pour permettre un réel pilotage du portefeuille fournisseur.
- Connaitre son marché fournisseur : va créer un atout important pour la négociation de marchés futurs.
- Connaitre les incidents survenus dans l’approvisionnement
- Identifier les indicateurs de politique de la fonction achat
Pour conclure, les établissements publics doivent avant tout mettre en place une politique achat, afin de mieux piloter les dépenses, tout en faisant appel à des outils digitaux pour professionnaliser leurs achats et ainsi gagner en temps et en coûts.
En tant que spécialiste des achats, nous accompagnons les organisations publiques et donc les établissements de santé dans la mise en œuvre d’un pilotage des achats digitalisés avec notre SI ACHAT PUBLIC. Notre objectif principal est d’aider les GHT à construire un système partenarial entre les établissements, au service d’un projet de territoire prenant en compte les enjeux de chaque acteur.
Article rédigé par Noëmie Schmitt, Chargée de Marketing et Communication
Source : solidarites-sante.gouv.fr, documentation.eshesp.fr, ordiges.fr, journaldunet.com
