D’après une étude de McKinsey & Company, 40 % des tâches peuvent être automatisées. La fonction achats ne fait pas exception à la règle.
En France, depuis 2018, tous les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 25 000 € HT doivent être publiés sur une plateforme en ligne et le document unique de marché européen (DUME) doit pouvoir être transmis par voie électronique pour tous les marchés.
Si bien plus de 30 % des départements achats ont d’ores et déjà mis en place des méthodes et outils d’automatisation selon les résultats obtenus par le rapport « Deloitte 2021 Global Chief Procurement Officer Survey », qu’en est-il des marchés publics ? Comment peuvent-ils optimiser la digitalisation des achats pour améliorer leur efficacité et compétitivité, tout en surmontant les défis que cela implique ?
Pourquoi adopter une stratégie de digitalisation des achats ?
La dématérialisation de la fonction achats est en pleine croissance depuis plusieurs années. Cela s’explique par les nombreux avantages que l’utilisation de moyens électroniques présente.
Tout d’abord, elle permet d’améliorer l’efficacité et la transparence au sein des organismes publics. L’utilisation de plateformes électroniques d’e-procurement comme LiaWeb, la solution développée par Ordiges, offre une meilleure visibilité et un meilleur suivi des appels d’offres. En effet, elle permet de simplifier les procédures de passation des marchés publics en intégrant les fournisseurs dans le processus d’achat en temps réel, réduisant ainsi les délais de traitement des commandes, améliorant la communication entre fournisseurs et acheteurs et détectant rapidement les erreurs et les problèmes, le tout conformément aux normes juridiques en vigueur.
La gestion de la chaîne d’approvisionnement est donc davantage efficace. Non seulement la transformation numérique permet de réduire la charge de travail manuel, mais aussi d’éviter les erreurs humaines car de nombreuses tâches routinières sont automatisées : suivi des livraisons et des commandes en cours, contrôle des stocks et des approvisionnements, gestion des procédures administratives, etc. Les employés peuvent alors se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée qui favorisent la rentabilité.
Si bien la mise en place d’un système de dématérialisation peut entraîner un investissement économique important au début, celui-là est vite amorti. La soumission des offres de manière électronique réduit les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents papier, contribuant aussi à la protection de la planète.
De plus, les outils d’analyse de marché et de comparaison de prix facilitent la négociation de meilleurs prix et conditions d’achat. Ce dernier point est d’autant plus important que d’après l’étude AgileBuyer réalisée par la CNA, 18 % des directions achats ont décidé de faire des choix rigoureux dans leur manière d’acheter afin de réduire leurs coûts en 2023, dans le but de faire face à l’inflation, la hausse du coût de l’énergie et l’augmentation des délais de livraison provoquée par des pénuries persistantes.
Quels défis présente la digitalisation des achats et comment les surmonter ?
La transformation digitale des marchés publics est en marche depuis quelques années en France mais elle continue de poser de nombreux défis.
L’intégration de nouveaux systèmes et technologies de travail peut être complexe et coûteuse. Il faut s’assurer de la conformité des plateformes de gestion des fournisseurs et clients, des logiciels d’achat et des systèmes de paiement électronique aux règles de passation des marchés publics et former les employés à leur utilisation.
Cela peut entraîner une réticence au changement de la part de certains travailleurs, notamment ceux qui ont le plus d’ancienneté et qui ne souhaitent pas modifier leur méthode de travail. Dans ce cas, il faut communiquer clairement les avantages de la digitalisation des achats et offrir des formations ainsi que du soutien aux employés pour les aider à acquérir des nouvelles compétences digitales et à s’adapter aux nouveaux processus et outils de travail.
Enfin, l’essor de l’intelligence artificielle et de l’automatisation des processus a permis de simplifier le traitement de données, même lorsque de grandes quantités sont concernées, afin d’identifier de nouvelles opportunités et gérer plus efficacement les relations avec les clients et les fournisseurs en rationalisant les processus et opérations d’achat.
Or, cela pose le problème de la sécurité des données. Les achats impliquant souvent la transmission et le stockage de données sensibles telles que les informations financières et personnelles, les cybercriminels peuvent chercher à les exploiter pour effectuer des attaques de ransomware ou phishing pour extorquer de l’argent. Il est donc impératif d’en assurer la protection à travers des mesures de sécurité solides comme le cryptage de données, l’authentification ou les pares-feux mais aussi la sensibilisation des employés à la sécurité informatique.
Il est incontestable que la digitalisation fait désormais partie intégrante de notre environnement de travail. Bien que l’adoption d’une stratégie de transformation numérique comporte quelques défis, elle permet aux marchés publics d’améliorer leur efficacité, de gérer plus efficacement la chaîne d’approvisionnement et de réduire les coûts liés aux méthodes de travail dites « traditionnelles ».
C’est grâce à la mise en place d’outils digitaux que ces avantages deviennent visibles. Pour ce faire, Ordiges vous propose de bénéficier de son expertise en vous accompagnant tout au long du processus de digitalisation des achats. N’attendez plus et prenez contact avec l’un de nos spécialistes !
Article rédigé par Sarah Expósito, chargée de marketing et communication digitale
