Les données les plus récentes de la commande publique, recensées par l’Observatoire Economique de la Commande Publique (OECP, 2019), font apparaitre un volume de marchés publics à hauteur de 101 milliards d’€. On remarque que le niveau de participation des PME et en forte croissance depuis quelques années, et le rabaissement des seuils règlementaires de passation de marché cette année, ne fait qu’augmenter cette progression.
De plus en plus d’organisations publiques sont alors confrontés à la passation de marchés publics, procédures qui peuvent s’avérer complexes et longues. On recense alors un grand nombre « d’échec achats » dans les organisations publiques. Concentrer tous ses efforts sur une bonne gestion de l’exécution d’un marché ne suffit pas pour obtenir un résultat à 100% efficient : il convient également de disposer des bonnes pratiques de gestion pour aller au-delà d’un simple respect de la réglementation en terme de commande publique.
Ordiges a recensé pour vous des facteurs clés de succès pour passer d’une simple gestion, à un pilotage total de vos marchés publics.
La planification des achats : l’anticipation au cœur des priorités
Dans les achats publics, le manque de visibilité est à la base de nombreux échecs. L’information sur les besoins futurs de l’organisation est primordiale afin de pouvoir les anticiper. L’accès à cette information permet alors un meilleur pilotage de l’activité et des procédures achats : le temps est prévu, comme les besoins, qui peuvent être évalués. Pour au final, mieux acheter.
L’anticipation des besoins est d’ailleurs une donnée essentielle des marchés publics, synonyme de transparence, elle offre une meilleure connaissance de la nature des achats publics au sein d’une organisation.
La construction d’une équipe projet pour plus d’efficacité
Une meilleure synergie entre les équipes achat, juridique et opérationnels permet de favoriser de meilleurs achats publics. La construction d’une équipe projet est utile pour bien définir le besoin et la bonne procédure à utiliser, pour assurer le pilotage de la passation du marché et le suivi d’exécution du marché. L’objectif est de pouvoir faire un retour sur expérience à la suite de la passation, et d’analyser les bons et les mauvais points pour améliorer sa conduite de gestion pour les projets achat à venir.
Aussi, le travail en partenariat apporte de manière générale un meilleur résultat : une meilleure satisfaction des besoins internes et externes, l’optimisation des moyens mis en œuvre pour passer le marché, ou encore la limite des risques stratégiques ou opérationnels liés à l’achat.
La maîtrise des risques pour un bon déroulement du projet
Les risques liés à l’achat peuvent être de formes diverses : stratégiques, opérationnels… et de niveaux variables (plus ou moins importants). L’ensemble de la chaîne achat doit être sensibilisé aux risques, qui doivent faire l’objet d’une anticipation dès le démarrage du projet pour assurer le meilleur déroulement possible du projet de marché public.
L’objectif de l’équipe projet est alors d’identifier, d’estimer et de maîtriser les risques durant tout le processus achat.
Evidemment, le respect des principes fondamentaux de la commande publique
Bien évidemment, mener à bien un projet de passation d’une commande publique passe par le respect de ses principes fondamentaux. Pour rappel, on notera la liberté d’accès à la commande publique, définie comme le principe qui « (…) invite les acheteurs à permettre à l’ensemble des opérateurs économiques qui pourraient être intéressés par un marché public de se porter candidats.”
Ce qui nous amène à l’égalité de traitement des candidats qui consiste à ne pas favoriser un opérateur économique dans une consultation. Favoritisme qui pourrait par exemple provenir du fait d’une connaissance acquise lors d’échanges préalables. “Tous les candidats à l’obtention d’un marché public doivent bénéficier d’un traitement identique et doivent en conséquence recevoir le même niveau d’informations.”
La transparence des procédures est également au cœur des fondements de la commande publics. Ce principe « (…) suppose notamment la traçabilité du déroulement de la procédure de passation du marché public (traçabilité des procès-verbaux de jugement, d’audition, de négociation, etc.), la rédaction d’un cahier des charge clair et précis ainsi que la conservation des pièces pendant un certain délai.”
En respectant ces procédures légales, la démarche de l’acheteur est sécurisée et le risque de mise en cause pénale est limité.
Le respect d’une stricte confidentialité, ou « secret des affaires » est également de mise dans le processus complexe de la passation d’un marché public. Les offres proposées par les différents concurrents ne doivent pas être divulgués par le pouvoir adjudicateur. Il se doit d’assurer au co-contractant une certaine confiance afin de pouvoir bénéficier d’une relation partenariale sereine.
Un pilotage du marché en partenariat
Le respect des principes fondamentaux de la commande publique permet aux co-contractants une relation construite sur de bonnes bases. Afin de la pérenniser dans le temps et de mener à bien le marché public, l’instauration d’un dialogue est primordiale tout au long de l’exécution du contrat. Cela permet avant tout de limiter les risques opérationnels : mauvaise exécution, retard ou interruption des prestations, défaillance, non-respect du cahier des charges… en trouvant par exemple des compromis permettant aux différentes parties d’avancer ensemble sur le projet. On prendra l’exemple de décaler une date d’exécution plutôt que d’appliquer automatiquement des pénalités de retard.
Un tel pilotage en partenariat permet d’assurer l’utilisation du meilleur parti des capacités de chacun, de bénéficier de la meilleure qualité possible de prestation, d’améliorer les délais d’exécution, voire même de réduire les coûts de production. L’objectif final ? Une réussite totale de l’exécution du marché.
Au-delà du simple respect des règles applicables à la commande publique, cet article démontre qu’aller plus loin dans vos processus peut mener vers des contrats pérennes et sereins, l’objectif étant bien évidemment de gérer au mieux la passation de vos marchés publics pour en tirer les meilleurs bénéfices. Une organisation interne définie et claire fait partie des clés pour parvenir à faire adopter ces pratiques à tous les collaborateurs internes.
S’accompagner de solutions externes à votre organisation peut également vous permettre de mettre à bien toutes les dispositions expliquées dans cet article. Ordiges vous propose son logiciel de gestion des marchés publics, LiaWeb, adapté à vos besoins et intégrant tous les métiers de la chaîne des achats publics au sein d’un environnement collaboratif. LiaWeb vous permet d’exécuter vos marchés publics de A à Z : recensement, planification, rédaction et exécution, dans le respect total de la règlementation en vigueur.
Pour en savoir plus, vous pouvez visiter notre page dédiée ou prendre contact avec l’un de nos commerciaux.
Rédigé par Pauline Monier, chargée de marketing et communication
