En ces temps d’optimisation financière et de gestion des ressources pour garantir la continuité des soins nécessaires aux Français, la logistique et les achats hospitaliers constituent des enjeux budgétaires et de performance majeurs pour les établissements de santé.
Les produits gérés dans un hôpital sont nombreux et génèrent une importante quantité de flux. En d’autres termes, les acheteurs au sein des groupements hospitaliers (GHT) et autres établissements de santé, gèrent de nombreux achats et pour toutes sortes de services : produits pharmaceutiques, produits de restauration, de blanchisserie, de consommations courantes, des produits de maintenance des équipements, etc.
Les achats représentent donc un coût majeur en milieu hospitalier, avec au total 25 milliards d’euros de dépenses par an . Il s’agit du deuxième poste de dépenses après celui de la masse salariale. Cependant, une fonction indispensable à l’activité hospitalière car elle constitue un chainon déterminant dans la qualité de la prise en charge des patients.
Entre obligation de réduction des coûts et continuité des soins, l’enjeu majeur de l’acheteur hospitalier réside dans l’optimisation de la performance achats.
Les dispositifs en place pour améliorer la performance des achats dans le secteur de la santé
Malgré ces nombreuutix challenges, les achats hospitaliers sont parmi les plus matures et les plus avancées en matière de réorganisation. Il faut dire que le secteur connait une transformation profonde de son organisation, et ce depuis plusieurs années, grâce à différents dispositifs mis en place par l’Etat.
Cette refonte de la fonction achats a débuté grâce au programme PHARE (Performance Hospitalière pour des Achats Responsables) porté par la DGOS. L’objectif de ce programme est d’aider les hôpitaux à réaliser des « économies intelligentes » tout en préservant la qualité des soins.
En lien avec ce programme PHARE, le projet ARMEN : un dispositif pour identifier les bonnes pratiques par vague de 10 domaines. Après déjà 6 première vagues, une base de données des bonnes pratiques ARMEN a été mis sur pied.
Au-delà de cet objectif, la fonction achats a également été chamboulée par la loi de modernisation du système de santé par la mise en place d’un pilotage unifié à travers les GHT (groupements hospitaliers de territoire). Un des objectifs de cette mise en place des GHT est l’optimisation des coûts en mutualisant les fonctions supports (SI, achats, etc.) afin de faire des économies.
En 2018, la performance des achats dans le secteur santé prend un nouveau virage avec le programme Ma santé 2022, dont l’objectif : accélérer le virage numérique en santé.
Ce programme s’inscrit toujours dans l’objectif de favoriser une meilleure organisation des professionnels de santé. (Pour en savoir plus : Accélérer le virage numérique en santé : en route pour 2022)
Le métier de l’achat hospitalier, une professionnalisation en marche ?
Par la mise en place de ces différents dispositifs, on peut le dire que la fonction achats dans le milieu hospitalier ne cesse de se transformer. L’ambition est que l’acheteur ne se limite pas uniquement à une maitrise des coûts mais sur la qualité des soins et des services proposés lors d’un séjour à l’hôpital.
En ce sens, un bon achat vise d’abord à garantir l’adéquation avec les besoins du prescripteur, ainsi que la qualité des produits et services achetés par l’établissement. De plus, l’acheteur doit savoir utiliser tous les leviers de l’achat et favoriser la mise en œuvre de la négociation avec les fournisseurs, mais sans détriment à la qualité des produits négociés. C’est pour cela que nous pouvons qualifier l’acheteur comme étant « le lien entre la direction, les prescripteurs (pharmaciens, ingénieurs biomédicaux, techniques et logistiques, informaticiens, etc.), les différentes ressources d’achats (UGAP, Groupements d’achats nationaux ou régionaux), les fournisseurs et les utilisateurs ».
La professionnalisation de la fonction achat est donc important car son rôle est complexe entre le fait de s’assurer du suivi des marchés, de réaliser une veille réglementaire et technique, être réactif par rapport à l’arrivé de nouveautés (produits, services ou fournisseurs) sur le marché, etc. Et cela sans oublier son rôle d’écoute et de communication avec l’ensemble des autres services.
Une solution : la transformation digitale des processus achats hospitaliers
La professionnalisation et la structuration des achats hospitaliers se devaient d’être réalisées vu la complexité de cette fonction. On peut dire que grâce à tous les dispositifs (programme PHARE et développement des GHT), l’acheteur hospitalier peut réaliser des approvisionnements à 3 niveaux différents : national, régional ou en proximité selon le besoin et la pertinence.
Aujourd’hui, c’est un responsable achat unique en établissement support fait le lien entre l’hôpital et les différents groupements de commandes, et coordonne la politique achats des hôpitaux du territoire.
La fonction achats soit donc assurée par l’établissement support depuis la mise en place des GHT. L’objectif est que l’établissement support gère :
- L’élaboration de la politique et des stratégies achats
- La planification et la passations des marchés
- La contrôle de gestion des achats
En d’autre terme que l’établissement pilote l’ensemble du processus achats. Mais comment piloter ces achats pour l’ensemble des établissements partis ?
La constitution des GHT leur permet de réaliser des économies d’échelle à condition de mutualiser leurs informations et d’harmoniser leurs pratiques d’achat. Comment favoriser cette homogénéisation des pratiques ? Comment faire que chaque partie puisse alimenter les processus achats ? … La réponse est évident : la mise en place d’un plan d’action achat de territoire. Sauf que pour piloter ces achats de manière efficience, le cap de la digitalisation est un enjeu majeur de demain.
Transformation digitales des achats : quels bénéfices concrets pour les établissements de santé ?
La performance des achats hospitaliers de territoire ne peut être réalisée sans transformation digitale des processus achats. En effet, les flux digitalisés sont un maillon essentiel dans la chaîne achats et d’approvisionnement des hôpitaux.
Cette dématérialisation des achats au sein des GHT permet de répondre à de nombreuses problématiques engendrées par ces groupements :
Centralisation des données achats du groupement :
Chaque partie a accès aux données et peut partager ces informations directement avec les autres établissements
Simplification des échanges avec chaque partie prenante du processus :
Les achats sont le lien entre différentes fonctions au sein d’un hôpital. Chaque personne a la même information, les mêmes indicateurs et le même tableau de bord.
Harmonisation du processus achats :
Chaque personne suit un même processus prédéfini et ne peut donc pas faire des achats sauvages.
Par ailleurs, cette organisation des processus achats grâce à la digitalisation permet aux unités fonctionnelles de se concentrer sur leur métier, de fiabiliser les approvisionnements et de diminuer les stocks au niveau local. En effet, la digitalisation des achats optimise le temps de traitements ‘administratifs’ et renforce la sécurité, la fiabilité et la traçabilité des échanges.
En plus, la digitalisation des processus achats apportent de nombreux autres avantages. Pour en savoir plus : Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion des achats ?
En conclusion, à peine installée dans beaucoup d’établissements hospitaliers, la fonction achats a du se mutualiser au cours de ces 10 dernières années. Pour arriver à une professionnalisation optimale, le travail est long. On le remarque par le simple fait que le programme PHARE est encore en cours.
Par ailleurs, on peut constater que le socle d’une bonne structure achats doit également s’appuyer par les technologies modernes ; c’est-à-dire par le digital. La DGOS a compris l’enjeu du digital. C’est pourquoi, elle a lancé le projet SEMAPHORE pour la mise en place d’un SI ACHAT.
En tant que spécialiste des achats, nous accompagnons les organisations publiques et donc les établissements de santé dans la mise en œuvre d’un pilotage des achats digitalisés avec notre SI ACHAT PUBLIC. Notre objectif principal est d’aider les GHT à construire un système partenarial entre les établissements, au service d’un projet de territoire prenant en compte les enjeux de chaque acteur.
Sources : Décision Achats, Réseau CHU, Journal du Net
Rédigée par Charlotte Lambert, Chargée de communication et marketing
