Vers une intégration stratégique de l’innovation au coeur des achats publics

Depuis quelques années, l’innovation est une référence clé au sein du secteur privé. Véritable arme de compétitivité et de répartition des parts de marché, l’achat innovant est mieux évident au sein des organismes publics. Pourtant, des mesures et des outils sont désormais présents pour permettre aux acheteurs publics d’introduire l’innovation au cœur de la commande publique.

Mais qu’est-ce que l’achat innovant ? Quels processus de passation permettent la mise en place de l’achat innovant ? et quels sont les avantages et contraintes rencontrés lors de son application ?

Achats & innovation au sein des marchés publics

Selon l’OCDE, l’innovation représente un facteur permettant de mieux répondre aux besoins d’une organisation. Elle se définit comme « la mise en œuvre d’un produit (bien ou service) ou d’un procédé (de production) nouveau ou sensiblement amélioré, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques de l’entreprise, l’organisation du lieu de travail ou toutes relations extérieures »

Il existe quatre types d’innovation :

• Innovation de produit(bien ou service) correspond à l’amélioration ou l’élaboration de nouvelles fonctionnalités, applications depuis une technologie déjà existante, mais encore des nouvelles prestations de services.
• Innovation de procédé constitue une amélioration des méthodes existantes ou une nouvelle méthode dans des activités spécifiques comme de production, de distribution ou encore de support aux organisations
• Innovation de commercialisation est l’équivalence à la mise en pratique d’une nouvelle méthode de conception, de conditionnement, de promotion ou encore de tarification produit des biens ou des services
• Innovation d’organisation, c’est-à-dire l’application de nouvelles pratiques dans l’organisation du lieu de travail ou dans la gestion avec des relations extérieurs.

De plus, 2 types d’achats innovants sont propres aux marchés publics :

• Acheter & financer un processus d’innovation afin de bénéficier de potentiels résultats finaux

Ici, les acheteurs publics achètent des services de recherche et au développement. En effet, à l’aide d’un descriptif préalablement établis par les acheteurs publics eux-mêmes, les sociétés et développeurs vont alors élaborer des biens ou services nouveaux pur répondre aux besoins initiaux.

• Acheter des biens, services ou nouveaux procédés déjà disponible sur le marché ayant de légère amélioration à effectuer.

Dans ce cas, les acheteurs publics acquièrent un bien, un service ou un procédé nouveau sur le marché. On les nomme des adoptants précoces.

Comment acheter innovant au sein de la commande publique ?

Trois grands freins ont été identifiés pour expliquer le manque d’achat innovant au sein des marchés publics :

• Le coût: l’innovation est considérée comme plus chère qu’une solution « sur étagère »
• Le délai: le temps d’attente peut être plus long pour que la solution soit au point
• Le risque 

Pour encourager les acheteurs publics à franchir le pas, la DAJ (direction des Affaires Juridiques) vient de publier un guide qui détaille tous les aspects du « comment faire » : Le guide pratique de l’achat public innovant. Par ailleurs, ce guide reprend les procédures de passation existantes qui sont dédiées à l’achat innovant :

• Le partenariat d’innovation
• Les procédures intégrant la négociation (MAPA, PCN, marché négocié sans publicité ni mise en concurrent au préalable, …)
• Le dialogue compétitif
• Le concours [ Art 88.89 décret 2016-360]

En fait, au-delà des procédures et des organisations, l’innovation va plus souvent se nicher dans la définition du besoin ou dans un sourcing efficace qui permet d’identifier en amont des solutions innovantes existantes.

Conseils & obstacles des achats publics innovants

• Nos conseils pour bien intégrer l’innovation dans vos marchés publics

• • Bien savoir rédiger un cahier des charges fonctionnel.

Les opérateurs économiques valorisent une formulation dite « ouverte ». En effet, de cette manière, chaque pouvoir adjudicataire pourra mettre plus facilement ces atouts en avant. De plus, il est conseillé de mettre en avant les besoins de manière « fonctionnelle » laissant ainsi libre court aux entreprises d’exprimer leur créativité pour atteindre au mieux les résultats attendus.

• • Autoriser des réponses variantes des consultations

Pour faciliter l’achat innovant, il est essentiel d’autoriser explicitement les variantes quelles que soit la procédure en indiquant les modalités pratiques de présentation des variantes. De plus, pour clarifier la procédure d’évaluation aux soumissionnaires, nous vous conseillons de prévoir au préalable les moyens et les compétences permettant une évaluation rigoureuse des solutions de base et des variantes basée sur les mêmes critères de jugement des offres

• • Penser « cout complet de possession » TCO plutôt que prix

Il est courant que les marchés soient conclus en fonction du prix le plus compétitif. Cependant, intégrer le coût du cycle de vie d’un bien ou service peut changer la valeur d’une offre et compenser le montant de son prix. En effet, le prix d’une innovation peut être compenser par la suite par des externalités environnementales ou encore des coûts de maintenance… C’est pourquoi, aujourd’hui, nous parlons même de TVO (analyse valeur créée).

• • Insérer des clauses de performance en accord avec l’exigence de l’innovation demandée
    • Clauses d’exécution du contrat rattaché à des indicateurs de performance
    • Clauses de modification de contrat pour réajuster à la hausse les objectifs de performance
    • Clauses de sortie de contrat en cas de sous performance

De plus, afin de favoriser la demande de solutions innovantes, le législateur français a décidé d’ouvrir la commande publique aux startups et entreprises innovantes pour une période expérimentale de 3 ans (2019 à 2022) par la mise en place d’un décret et des mesures. Découvrez celles-ci à travers notre article « Commande Publique : l’achat innovant au service des PME et acheteurs publics »

•  A retenir : les réticences ou contraintes possibles face à l’intégration de l’innovation dans les achats publics

• • Ne pas intégrer directement l’acheteur dans le dossier

L’implication tardive des acheteurs dans la conception du marché peut entrainer une perte dans la recherche de l’innovation. Ainsi, l’innovation n’est souvent pas mise en avant au sein des DCE. En intégrant directement l’acheteur, celui-ci devient alors un régulateur dans les choix préalablement effectués.

• • Difficulté à mesurer la performance achats générée par l’innovation.

 En effet, l’innovation est l’un des cinq indicateurs (QCDRI) où la performance achat est la plus difficilement mesurable. Il est donc préférable en amont de bien définir les règles et indicateurs clés dans le cadre d’achats innovants.

• • Multiplicité des procédures de passation liées aux achats innovants.

Il existe différentes procédures de passations pour une solution innovante. Il est donc indispensable de savoir conduire une démarche incrémentalement « agile » ainsi que différentes techniques de négociation.

• • Ignorance et délais de procédures longs

Parfois, les entreprises ignorent ce type de marché ou elles ont une appréhension des règles et des procédures de la commande publique. C’est pourquoi, le législateur a mis en place un nouveau dispositif : le marché de gré à gré. Ce nouveau type de dispositif permet aux entreprises de proposer des produits et services aux acheteurs publics (État, EPIC, EPA, collectivités, hôpitaux et autres établissements publics, etc.) sans passer par un appel d’offres, dès lors que l’achat en question est considéré comme « innovant » et en dessous du seuil de 100.00 euros HT.

L’achat public innovant devient une source ambitieuse pour moderniser et simplifier la passation des marchés publics. Son adoption ne doit pas s’arrêter à la seule image de « bon élève » mais au fait que les acteurs prennent conscience des gains directs et indirects qu’elle génère. Pour atteindre les objectifs, la fonction achat a un rôle des plus centrales.

Chez Ordiges, nous avons développé un logiciel dédié à la gestion des marchés publics et nous intégrons l’innovation dans nos procédures. Ainsi, nous facilitons l’acheteur à choisir la bonne procédure de passation du marché innovant. Notre solution LiaWeb a été pensée pour/par l’utilisateur : du recensement des besoins jusqu’à l’exécution des marchés, tout en restant en conformité avec les dernières réglementations.

Rédigé par Charlotte Lambert – Chargée de Marketing & Communication